sward入门到实战(3) - 如何管理文档
上一篇文章介绍了如何做好sward知识库管理，本文将介绍如何管理文档。
1、添加目录
- 添加目录有多个入口，下面用表格列举添加的入口
位置 | 路径 | 描述 |
| 知识库概况 | 知识库->知识库概况->添加 | 此处添加的目录，会显示在文档目录的第一层级 |
| 文档页面的“+”号 | 知识库->文档->"+"按钮 | 此处添加的目录，会显示在文档目录的第一层级 |
| 目录树的更多 | 知识库->文档->目录后的“+”按钮 | 此处添加的目录为子目录，且支持多层目录的创建 |
填写目录信息
属性 | 是否必填 | 描述 |
名字 | 必填 | 目录的名称 |
负责人 | 必填 | 目录的负责人 |
2、添加文档
点击添加按钮，下拉菜单中显示：添加文档、上传本地文件
添加文档
1.1 添加文档
点击添加->添加文档，系统会创建出一个名字为“未命名文档”的文档。修改内容和文档名称后点击保存，文档保存成功。
创建富文本文档
- 直接点击“未命名文档（1）”为文档重命名；
- 直接点击“输入内容”区域，直接创作文档；
- 点击系统提供的默认模板，可以自动生成常用文件，包括：周报模块、工作周报、代办工作清单、项目规划和执行、项目运营计划。
- 点击保存，文档保存成功
1.2 上传本地文件
- 上传
点击添加->上传本地文件，全面支持各种类型文件上传，且文件可以随时下载到本地
本地文件上传
- 预览
针对word、pdf、Excel文件，提供在线预览功能，使用预览功能之前需要先配置onlyoffice。
步骤：系统设置->集成开放->服务集成->onlyoffice，添加onlyoffice的地址和token。再次进入到知识库文档模块，点击文件的预览按钮。
文件预览
3、编辑文档
3.1 标题编辑
- 直接修改标题
选中文档->编辑，在文档内容中修改标题
- 重命名
点击文档名称后面的更多按钮->重命名
3.2 内容编辑
点击文档名称->编辑按钮，进入编辑模式
编辑文档
编辑内容 | 描述 |
标题 | 内置标题1到标题5、正文 |
字体 | 支持字体加粗、字体颜色、字体背景色、斜体、上标、下标的设置 |
| 线条 | 下划线、分割线、删除线 |
| 列表 | 支持无序列表和有序列表的设置 |
| 对齐方式 | 左对齐、右对齐、居中对齐、两边对齐 |
| 插入 | 插入表格、插入附件、插入图片 |
| 选择框 | 方便用户标记任务完成情况或进行多项选择 |
| 引用 | 点击引用，可以通过特殊样式突出引用内容 |
| 代码块 | 点击代码块，输入或粘贴代码即可，可以增加代码可读性，防止格式错乱 |
| 事项 | 集成kanass的事项 |
- 在编辑模式下修改文档内容后，点击保存，退出编辑模式
- 也可以直接点击退出，系统提供自动保存功能
4、文档移动
移动文档到任意目录下，方便文档的归类
- 方式一：点击更多->移动->选择目标目录->确定。文档移动到目标目录下。
文档移动
方式二：鼠标左键选中文件并拖拽，可以拖拽到任意目录下
5、文档分享
点击文档后的更多按钮->分享，可以选择外部分享或者知识库内分享
分享
- 外部分享
当选择外部分享时，可以设置为无密码访问和密码访问。
无密码访问：直接点击生成链接，将链接发送给被分享人。被分享人直接打开链接即可查看文档
密码访问：选择密码访问后，系统会自动生成一个密码，将链接发送给被分享人后，被分享人需要数据密码才能查看到文档
密码分享
- 知识库内分享
选择知识库内分享后，选择人员并点击生成链接。链接只有被选择为访问人的用户才可以登录并查看。其他人员打开链接时会显示无权限查看。
知识库内分享
6、文档删除
- 彻底删除
点击更多->删除->确定，删除成功且不可以恢复
- 移动到回收站
点击更多->移动到回收站->确定，文档会移动至回收站，可以在回收站中彻底删除，也可以恢复到原来的位置
文档删除