2.2.1.3 大数据方法论与实践指南-文档管理规范
一、总则
1.1 核心目标
结合飞书文档的协作特性与安全能力，构建标准化、可追溯的产品文档管理体系，实现权限精细化控制、协作高效化、知识资产沉淀最大化。
二、目录结构规范
2.1 总体目录架构建议
/公司文档中心 ├── /公共知识库 │ ├── /企业文化 & 制度 │ ├── /员工手册 & 培训资料 │ └── /通用模板库 ├── /部门文档 │ ├── /产品部 │ │ ├── /需求文档 │ │ ├── /原型图 │ │ ├── /数据分析 │ │ └── /项目归档 │ ├── /技术部 │ │ ├── /系统架构 │ │ ├── /接口文档 │ │ ├── /部署指南 │ │ └── /运维手册 │ ├── /运营部 │ │ ├── /活动策划 │ │ ├── /市场调研 │ │ └── /用户增长 │ ├── /市场部 │ │ ├── /品牌建设 │ │ ├── /推广方案 │ │ └── /公关内容 │ ├── /HR & 行政部 │ │ ├── /招聘流程 │ │ ├── /员工档案 │ │ └── /规章制度 │ └── /财务部 │ ├── /预算管理 │ ├── /报销流程 │ └── /财务报表 └── /归档文档 ├── /已结项目 └── /过期文件
2.2 子目录推荐结构
| 目录名 | 用途说明 |
| 需求文档 | PRD、用户故事、功能定义等 |
| 原型图 | Axure、Figma、墨刀输出的交互原型 |
| 接口文档 | API 设计文档、调用说明 |
| 项目文档 | 项目计划、进度表、上线复盘 |
| 数据分析 | A/B 测试结果、转化率分析、数据洞察 |
| 活动策划 | 营销活动、推广计划、执行方案 |
| 规章制度 | 公司政策、人事制度、行为准则 |
| 归档文档 | 已完成或废弃项目的文档集中存放 |
三、文档命名规范
3.1 命名格式建议
采用统一格式，便于检索和识别：
[产品/业务线]-[文档类型]-[版本号]-[日期]-[密级]
示例：
电商 APP-PRD-V3.0-20240601 - 内部级
广告平台 - 接口文档 - V1.2-20240515-CONF（机密级）
3.2 命名原则
版本号：小修订（如文字调整）更新次版本（V1.1→V1.2），重大功能变更更新主版本（V1.9→V2.0）；
密级标识：分为「公开级」（无标识）、「内部级」（INT）、「机密级」（CONF）、「绝密级」（TOP SECRET）；
特殊场景：
草稿文档添加「- 草稿」后缀（如 “用户增长方案 - 草稿 - 20240602”）；
国际版文档添加语言标识（如 “广告平台 - 用户手册 - EN-V1.0-20240530”）。
四、版本控制与更新规范
4.1 版本管理机制
所有正式文档必须启用 版本历史 功能，保留每次修改记录。
重大变更需提交审批后更新，并在文档开头添加 修订记录。
4.2 更新流程
起草人：撰写初稿并标注“草稿”状态
评审人：相关负责人审阅文档内容，提出修改意见
发布人：确认无误后由专人发布文档，更新版本号
版本说明：每次更新应注明更新内容、责任人、更新时间
4.3 更新频率要求
重大变更：如业务流程调整、核心逻辑变动 → 提交审批并更新版本
轻微优化：如错别字、排版问题 → 可直接修改但需保留版本记录
五、权限与安全管理
5.1 权限划分建议
| 角色 | 飞书权限设置 |
| 管理员 | 创建、编辑、删除、权限分配 |
| 文档负责人 | 编辑、评论、设置权限 |
| 团队成员 | 查看、评论、参与讨论 |
| 外包/实习生 | 仅查看特定文档 |
5.2 安全措施
文档加密：涉及敏感信息（如财务报表、员工薪资）应设密码保护
访问日志：开启文档访问记录，监控异常行为
禁止外传：明确文档不得通过微信、QQ、邮件等方式私自传播
离职回收：员工离职时应及时收回其访问权限
数据备份：定期导出重要文档进行本地或云端备份
水印设置：对高敏感文档启用“水印显示”防止截图泄露
六、最佳实践
6.1 统一模板库
建立标准化模板库，如 PRD 模板、用户故事模板、竞品分析模板、会议纪要模板等
模板应包含标准章节、格式要求、示例内容
6.2 定期清理与维护
每季度检查一次文档状态，删除冗余草稿、合并重复内容
对已完成项目文档应在 3 个月内移入
/归档文档目录
6.3 协作流程顺畅
文档评审流程：撰写初稿 → 邀请评审人 → 收集反馈 → 修订并发布正式版
评论与@提醒机制：在文档中使用
@提醒相关人员参与讨论，争议性内容应在评论区达成共识后再修改正文
6.4 与其他系统的集成
飞书多维表格：用于需求管理、任务排期、资源分配
飞书审批流程：实现文档发布、权限申请等流程自动化
飞书知识库：结合飞书“知识库”功能构建企业内部 Wiki
第三方工具集成：与 GitLab、Jira、Notion 等工具打通文档与代码、任务的联动
七、禁止项
7.1 禁止行为
| 禁止项 | 说明 |
| 使用模糊命名 | 如“新功能”、“临时稿”等无法明确指向内容的命名 |
| 私自传播文档 | 未经审批，禁止通过非飞书渠道（如微信、QQ、邮件）外传文档 |
| 忽略版本控制 | 未更新版本号或未保留历史版本，导致文档内容混乱 |
| 未归档废弃文档 | 项目结束后未及时归档文档，导致文档中心冗余 |
| 使用特殊字符 | 文件名中包含空格、逗号、双引号等特殊字符，影响系统兼容性 |
7.2 禁止内容
敏感信息泄露：文档中禁止包含用户隐私数据、未公开的商业机密等
未加密存储：涉及公司机密的文档未加密保存，存在泄露风险
随意复制粘贴：不得将外部来源的内容直接复制到文档中，需注明来源及授权
八、文档归档与生命周期管理
8.1 归档标准
项目结束后 3 个月内将文档移入
/归档文档目录对于已下线功能或废弃文档，标注“已归档”标签
8.2 生命周期管理
| 状态 | 描述 |
| 草稿 | 正在编写，未发布 |
| 发布中 | 已评审通过，当前生效版本 |
| 已归档 | 项目结束或功能下线 |
| 已废弃 | 内容错误或不再使用 |
九、总结
| 关键要素 | 实施建议 |
| 目录结构清晰 | 分类明确、层级合理 |
| 命名统一 | 易识别、易搜索 |
| 权限严格控制 | 防止泄露、防止误改 |
| 协作流程顺畅 | 评审、评论、版本可控 |
| 安全合规保障 | 加密、审计、归档 |
目录管理：按照公司业务线（系统）结构进行目录组织。
项目进度管理：按照时间序进行排序组织，文档名称必须带时间。
个人工作管理：将参与工作按照链接方式放入个人阶段汇总。（如果有，可以使用文档软连接功能，一份文档多地展示）
禁止：
将公司项目放到个人目录下（没有目录导致数据无组织，管理&查询代价很大）
典型场景：个体本季度对系统 A 进行了三次迭代，要将迭代文档放入业务线本来目录，不要将其放到个人参与项目维度。