Odoo 基于规则的线索自动分配实践指南

场景案例

我们来设想一个业务场景。你是一家“环球贸易公司”，业务遍布全球。公司的网站每天都会收到大量来自世界各地的客户咨询，这些咨询都会在 Odoo CRM 中自动创建为新的“线索”。

公司销售团队的结构是这样的：

• 北美团队：专门负责美国和加拿大的客户。
• 欧洲团队：负责所有欧洲国家的客户。
• 大客户团队：无论客户在哪个国家，只要公司规模超过 1000 人，就由这个精英团队跟进。
• 通用团队：负责处理其他所有地区的线索。

在没有自动化分配规则之前，情况是这样的：

所有新线索都进入一个“待分配”池。一位销售经理每天要花费大量时间，手动逐一查看每条线索：这是哪个国家的？公司规模看起来有多大？然后凭经验手动把它分配给对应的团队。这个过程不仅是效率的瓶颈，而且经常出错：

• 一个美国东海岸的线索可能因为时差，要等上好几个小时才被分配，错过了最佳联系时机。
• 一个潜在的大客户可能被错误地分给了区域团队，没有得到应有的重视。

现在，通过 Odoo“基于规则的分配”功能，一切都自动化了：

管理员在 Odoo 中设置了这样几条规则：

1. 规则一 (优先级10)：如果线索的 国家 是 美国 或 加拿大，则自动分配给 北美团队。
2. 规则二 (优先级20)：如果线索的 国家 属于欧洲范围，则自动分配给 欧洲团队。
3. 规则三 (优先级5)：最先检查！ 如果线索的 公司规模 大于 1000 员工，则无论国家，都直接分配给 大客户团队。
4. 规则四 (优先级99)：如果以上规则都不匹配，则分配给 通用团队。

现在，当一条新线索进入系统时，Odoo 会像一个智能机器人，瞬间按照 5 -> 10 -> 20 -> 99 的优先级顺序检查这些规则，并立即将线索分配给最合适的团队。整个过程无需任何人工干预，确保了每条线索都能在第一时间被正确的人跟进。

操作指南

1. 全局激活自动分配:

   • 进入 “CRM” 应用 > “配置 (Configuration)” > “设置 (Settings)”。
   • 找到名为“潜在客户”或“商机”的板块，勾选 “基于规则的分配 (Rule-Based Assignment)”。
   • 在下方的 “运行中 (Running)” 下拉菜单中，你可以选择规则运行的频率：
     • 手动 (Manual): 你需要手动点击刷新按钮来触发一次分配。
     • 每小时/每天 (Hourly/Daily): 推荐设置成一个自动的频率，例如 “每小时 (Hourly)”，这样系统就会定时自动检查并分配新线索。

2. 创建具体的分配规则 (访问线索规则):

   • 激活功能后，你需要定义具体的分配逻辑。进入 “CRM” 应用 > “配置” > “访问线索规则”。
   • 点击 “新建 (New)” 来创建一条规则，就像你的第二张截图展示的那样。
   • 规则名称 (Rule Name): 给规则起一个清晰的名字，例如“分配美国和加拿大的线索”。
   • 筛选条件 (Domain): 这是最核心的部分，用于定义“什么样的”线索适用本规则。
     • 点击 “添加筛选 (Add Filter)”。
     • 你可以设置一条或多条条件。例如，在我们的场景案例中：
       • [国家(Country)] [在...之中(is in)] [美国, 加拿大]
       • [公司规模(Company Size)] [> (is greater than)] [1000]
       • [行业(Industry)] [= (is equal to)] [制造业]
   • 序列 (Sequence): 非常重要！ 它决定了规则的执行优先级，数字越小，优先级越高。Odoo 会从优先级最高的规则开始检查。在我们的案例中，“大客户”规则的序列号（如 5）就必须小于“北美团队”的序列号（如 10）。
   • 要分配的值 (Values to Assign): 定义匹配上规则后，“要做什么”。
     • 类型 (Type): 选择 潜在客户/商机 (Leads/Opportunities)。
     • 销售团队 (Sales Team): 选择要把线索分配到哪个团队。
     • 销售员 (Salesperson): 你甚至可以直接指定给某一个销售员。
     • 标签 (Tags): 可以自动为这些线索打上标签，便于后续筛选和报告，例如给大客户打上“Enterprise”标签。
   • 保存你的规则。你可以按照这个方法，创建多条规则来覆盖你所有的分配逻辑。

专家建议

• 最佳实践:

  • 先宽后细，再加例外: 先建立基础的、覆盖面广的规则（如按国家分配），然后再创建更精细的规则（如按行业、公司规模），并利用序列号将这些精细规则的优先级调高，作为“例外”情况处理。
  • 设置“兜底”规则: 创建一条优先级最低（序列号最大，如 999）的规则，不设置任何筛选条件，将所有未匹配上的线索都分配给一个“待定/Triage”团队。这样可以确保没有任何一条线索被遗漏。
  • 与“线索丰富”功能联动: 此功能与 Odoo 的“线索丰富 (Lead Enrichment)”服务是天作之合。你可以先用“线索丰富”功能，通过客户的邮箱自动补全其公司规模、行业等信息，然后再用这些丰富后的数据作为你分配规则的判断依据，实现更精准的自动化。
  • 规则命名要规范: 建议在规则名称中也包含优先级信息，如 [10] 北美团队，[05] 大客户团队，这样在列表视图中就能一目了然地看出执行顺序。

• 注意事项:

  • 规则顺序决定一切: 最常见的错误就是规则的优先级（序列）设置错误。例如，把按国家分配的规则（序列 20）放在了按行业分配的规则（序列 30）之前，如果一个线索同时满足两个条件，它会被第一个规则（国家）捕获，而不会再被第二个规则（行业）检查。永远把最具体的规则放在最前面（序列号最小）。
  • 先测试筛选条件: 在保存规则前，你可以在 CRM 的列表视图中，使用“高级搜索”功能，用同样的筛选条件进行测试，看看能筛选出哪些已有的数据。这能帮你验证你的逻辑是否正确。
  • 分配是一次性动作: 规则分配通常是在线索创建或规则运行时执行的一次性动作。如果线索被分配后，其信息发生了改变（例如，手动修改了它的国家），系统不会自动重新触发分配。需要手动进行重新指派。