如何写好汇报材料经验总结

汇报对大部分人来说都是一个头疼问题。工作前几年机会也少，很多人不得要领，同时也抗拒汇报，有一种搞汇报费时间费精力没价值的观点。但是随着年限职级的提升，必然会直面汇报问题，一遍一遍修改汇报材料，一遍一遍遭受拷打。总结一下汇报学习的经验，帮助自己构建完善汇报能力。（里面关键内容 总结来源 乌昂大叔 汇报系列，推荐观看）

一、汇报究竟是什么？为什么要汇报？好汇报标准是什么？

1、接收汇报视角—高效获取信息（支撑决策）渠道

接收方来看，汇报是管理者高效获取信息的渠道，目的支撑资源投入决策 来保障公司/部门/管理层的利益。
比如今年几个项目通过汇报 明确投入和收益产出，技术风险等。中层统筹时 来决策 哪些项目需要重点保障、哪些项目效益不足可以放弃、哪些存在阶段性风险需要预案。

好的汇报：让决策者 愿意听（有逻辑/有论据）、记得住（有观点/有意外感）、好理解（简单明了）。
差的汇报：让决策者抗拒听（内容掩饰/逻辑混乱）、没印象（流水账/无新意）、难理解（信息含糊/无效数据）。

2、汇报者视角—影响听众（观点/态度/行为）的机会

从汇报方来看，汇报是一次影响听众（观点/态度/行为）的机会，目的是通过汇报影响听众让决策有利与你。
一些关键的汇报 会影响我们的职业生涯，比如 转正答辩、年终述职、项目立项汇报、技术规划汇报、面向客户方案介绍汇报等。

好的汇报：让听众影响转变程度足够大，比如 转正答辩后 领导更愿意给你更容易发挥产出的项目。
差的汇报：无法影响听众或者负向效果，比如 转正答辩后 领导判断你能力不达标 不同意转正。

二、如何做好汇报？从“想”到“写”再到“讲”全流程

第一步、想明白—决定成败的70%

汇报的第一步绝对不是找PPT模版，这是本末倒置的做法，束缚你的思考框架。第一步应该是思考 目标/听众/决策逻辑，相明白这些再写PPT，甚至可以不写PPT用白板或者口述把事情说清楚。

1）目标：影响听众产生到XXX程度

第一件事就是锚定目标，明确汇报目的，影响听众产生到什么程度或者听完后采取什么行动。看看下面两种目标。

自然可以感受到，汇报从对象的角度设定的目标更加准确。

2）听众：背景信息、对汇报期、决策逻辑

第二件事情要梳理听众的背景 和 对汇报的期望、以及这次汇报的决策逻辑。相关内容我们总结如下：

结合客户背景和期待等信息考虑，我们再次优化调整目标如下

结合两个视角不难得出，报核心问题就是 如何让听众在满足自身利益前提下，满足你的利益。

第二步、写简单—让内容自带说服力

1）逻辑框架清晰：金字塔结构呈现+目标&客户融入+优化

汇报的逻辑框架就是汇报中信息组织顺序，不同信息组织顺序效果有截然不同。能正确组织信息顺序是非常重要的能力。一个非常好的呈现模型就是金字塔解构，核心就是：结论先行、以上统下、归类分组、逻辑递进。（在下面关键技能里面介绍）。我们看一个典型例子（大背景是让客户买我们的设备）：
首先，把收集无序的信息 按 金字塔结构呈现。（这步做完，有逻辑层次了，但是还是没吸引力，太千篇一律了）

接下来，调整框架，把我们前面做的目标设定和听众分析融入框架，这是非常关键的一步。
在购买设备的背景下，我们了解到客户有个产线在整改，有优化提高收益诉求但是对新设备对接适配影响出货有担忧。
step1，把第二层调整为客户期望诉求，并调整语言，把每个内容 角度从我们XXX优势 调整为 能为客户解决XXX问题。

step2 再思考一下，调整后结构逻有哪些不足 要补充或调整 项目（如强调短期熟练使用论据不够完整），哪些可以舍弃（如权威人士背书 客户不关注）。

step3 再思考一下，覆盖客户汇报期望后，有哪些议题可以进一步提升客户效益。（如 客户当前关注 效益和短期保障，可以增加一个长期保障）

step4 最后，进行主题描述进行润色，让客户能更快的理解我们的逻辑，一眼明了。

建议1：汇报框架的第一层，是你的汇报目标
建议2：框架第二层，要覆盖听众对汇报主题的期待与价值诉求
建议3：框架内的逻辑顺序和内容选择，要兼顾听众对主题的熟悉程度和听众对主题的态度

2）内容有理有据：逻辑与事实一致+真诚赢得信任

有了汇报逻辑框架之后，我们还需要有足够的内容论据，让用户短时间内能信任我们。这里面核心就是 有理有据。

内容方面要特别注意两点：1. 保持真诚不要部编乱造，伪造的数据这是大忌，信任一旦破裂极难挽回，如果你数据或者逻辑不足就少展现 重点强调另一方面。2、你写到汇报材料的逻辑和数据你自己要是认可的，经过思考的，不要把自己都不接收的推导或不相信的数据放上去。
举个例子：汇报你能完成这个项目：

有理：你的证明逻辑推导是通顺；有据：你的证明涉及数据充分的；最后，推理和数据时一致的。

3）呈现简单明了：让听众直觉能听懂

当我们逻辑框架、内容都就基本就绪的状态。就是对汇报材料的呈现做简化，让听众利用直觉就能看明白不需要过多思考。这步的目的就是 用我们的理性思考 去 说服听众的直觉，把困难留给自己 把容易留给听众。这类指导网上很多。

在制作每一页PPT时，您可以像一位严格的“编辑”一样问自己三个问题：
问题1：这页的核心观点是什么？我能用一句话（并把它写成标题）说出来吗？
问题2：页面上的所有元素（文字、图片、图表）都在为支撑这个核心观点服务吗？能否再删掉一些？
问题3：观众在3秒内能抓住这页的重点吗？ 如果能，你就成功了。

人的决策有两套逻辑 直觉（无意识、速度快、几乎感受不到它的运行） + 理性（有意识、速度慢、需要消耗注意力运行）；大部分我们各种决策都是直觉完成，当我们直觉无法一眼明白时（如大段文字）就需要调用理性思考。

第三步、讲清楚—让汇报效果最大化

1）心态建设：建设信息/接收一切/沉着应对提问

临场缓解紧张技巧：深呼吸、身体扫描、关联听众和自己熟人特征；

2）迭代练习：自我精练/模拟实战/最终调整

重要的汇报一定需要做迭代练习。

三、做好汇报关键技能有哪些？打磨练习提升

1、信息收集技巧—多维度收集（问人/观察听众/查资料/看战略）

方法可以通过“问、观、查、析”多维度收集信息，将汇报准备从“猜测”变为“推测”。

内容围绕主题收集，如果是项目&规划方面的汇报，通常对业务熟练的深度有较高要求。部分信息需要我们平时多收集，和内部团队、周边团队保持连接，这些内容注意避免过度细化，用于支撑结论。如：

2、逻辑框架总结技巧—金字塔原理结构

金子塔原理：任何一件事情都可以归纳出1个中心论点，而这个中心论点可以由N个论据支撑；每一个论据又可以成为1个子论点，同样被N子论据支撑······，这么重复下去，组成了像金字塔一样的结构。

金字塔原理中，一个很关键的难点就是 每组的思想需要 无重复+无遗漏。通常可以用4矩阵的方式组合，如。

3、有吸引力的内容表达技巧—行为心理学的6要素

基于行为心理学，将这六个要素融入汇报，能极大提升内容的吸引力与说服力，总结如下

参考

汇报系列 | 1. 你离职场汇报高手，只差这几步（乌昂大叔）：https://www.bilibili.com/video/BV17Q1kYMExV