外贸公司经营步骤

一、业务开发阶段

1. 市场调研与选品

   • 分析目标市场（海关数据/Google Trends/展会情报）
   • 验证产品合规性（认证要求/关税税率/进口限制）
   • 计算完整成本（FOB价+物流+认证+风险准备金）

2. 供应链搭建

   • 工厂审核（验厂重点：产能/质检体系/环保合规）
   • 签订框架协议（明确MOQ/交货期/质量索赔条款）
   • 建立备选供应商库（防止突发断供）

3. 客户开发渠道

 

二、订单执行流程

1. 合同签订

   • 使用ICC认可条款（建议采用CIP或DAP术语）
   • 明确支付方式（30%TT+LC at sight组合较常见）
   • 约定验货标准（可第三方机构如SGS）

2. 单证制作

   • 核心单据清单：
     • 商业发票（注意HS编码准确性）
     • 装箱单（毛净重/体积需与报关一致）
     • 原产地证（FORM E/FTA优惠用）
     • 运输单据（海运提单需审核SHIPPER信息）

3. 物流管控

   • 集装箱利用率优化（20GP/40HQ装载模拟）
   • 跟踪表模板示例： | 船期 | 提单号 | 离港日 | 到港日 | 清关状态 | |---|---|---|---|---| | MSCU123 | MSKU456789 | 6/15 | 7/2 | 已提货 |

三、财务风控重点

1. 外汇管理

   • 收汇申报（通过银行国际收支系统）
   • 汇率锁定（远期结汇应对波动）

2. 出口退税

   • 单证备案要求（需保存报关单/增值税专票/收汇凭证）
   • 常见问题处理：
     • 报关金额与收汇差额≤5%
     • 进项发票品名与报关单匹配

3. 信用保险

   • 中信保投保建议：
     • 新兴市场强制投保
     • 老客户也应评估额度

四、日常运营管理

1.团队分工建议

2.必备工具清单

• 客户管理：Salesforce/Zoho CRM
• 报关辅助：关衡HS编码查询
• 物流比价：Freightos/Cogoport

3.合规检查点

• 年度更新：海关年报/外汇名录登记
• 每月核对：出口退税申报期限（次年4月前）
• 即时处理：海关AEO认证维护（如有）

五、风险应对策略

1. 常见问题处理

   • 客户拒收：快速转卖/退运返修方案
   • 质量纠纷：留存封样照片+第三方检测
   • 物流延误：提前购买延误险

2. 法律预防措施

   • 合同加入"不可抗力"条款
   • 注册境外商标（防抢注）
   • 使用Escrow支付保护新客户交易

六、数据优化方向

1. 关键指标监控

   • 订单转化率（询盘→成交）
   • 物流成本占比（建议控制在12%以内）
   • 退税周期（正常应为2-3个月）

2. 客户分级管理

   等级	标准	维护方式
   A级	年订单$50万+	季度拜访
   B级	$10-50万	年度验厂
   C级	散客	邮件营销

建议每周固定时间处理：

• 周一：检查在途货物状态
• 周三：跟进客户付款进度
• 周五：整理本周新增单据

注：2023年海关推行"提前申报"模式，到港前24小时可办理通关手续，建议物流计划预留缓冲时间。对于RCEP成员国业务，需特别注意原产地累积规则应用。