论信息系统项目的采购管理

---

背景

  某市为对扶贫对象实施精确识别、精确帮扶、精确管理，决定由民政部门牵头，建设家庭经济状况分析及市、县（区）、镇（街）三级网上业务审批系统（以下简称分析审批系统）。我公司以780万元中标后，任命我为项目经理，用一年时间完成系统的设计开发。该系统主功能分为5个模块，包括经济状况分析，救助申请审批，单项业务核查，汇总数据图表，历史操作查询5个模块。实现对7家银行和民政、公安、住房、医疗、社保、车管6个部门的数据整合分析和汇总，以报告形式直观反映家庭经济情况，并为申请救助的家庭在线办理审批业务。系统建立起了部门间、上下级间的协同工作，将市局、11个区市、198个镇街的需求统一开发。开发过程中，我们采用了面向服务的体系结构，基于B/S架构开发，以WEB SERVICE和SOAP/XML技术标准为基础，数据库以ORACLE 10g为支撑，采用JAVA语言开发，应用服务器采用HP高性能服务器，数据库服务器采用IBM小型机实现双机热备并接入光纤存储。
  采购工作直接影响项目的进度、成本、质量等目标，是项目管理中不可或缺的重要一环。我结合多年的项目管理经验，协调采购资源、控制采购成本，实现采购工作规范有序进行，确保分析审批系统按要求交付。

一、规划采购管理

  规划采购管理是记录项目采购决策、明确采购方法、识别潜在卖方的过程。我们以项目管理计划、需求文件、风险登记册、活动资源需求、项目进度计划、活动成本估算、干系人登记册为依据，生成了采购管理计划、采购工作说明书、采购文件、供方选择标准、自制或外购决策、变更请求。
  我召集了项目技术组、工程组及相关人员开会研究采购管理计划。软件开发方面，在综合分析成本、进度、人员、风险等因素后，决定除数据收集分析审批核心模块和救助业务市、镇、村三级审批模块外，将耗时长、风险低的图表汇总、归档查询等非核心模块外包。硬件方面，依据民政方面提出的系统性能要求和项目资金，确定了需要采购的服务器、计算机的性能。并按照系统部署进度安排，确定了以上硬件设施的到货时间。将以上需要采购的事项列明清单，经公司副总同意后，交给了公司采购部门负责实施。

二、实施采购

  实施采购是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。我们依据采购管理计划、采购文件、供方选择标准、自制或外购决策、采购工作说明书、卖方建议书等，同确定的卖方签订协议，并生成资源日历和变更请求，选定了卖方并签署了采购合同。
  此阶段，我在保证项目正常开发的同时，要求项目各相关组长对公司组织的分析审批系统相关招标、评标、签订合同等活动进行了重点关注，有力协助采购部门做好相关工作。在合同拟定方面，积极参与同中标方的细则商讨。起初，软件开发方面的中标公司按照惯例将单元测试覆盖率定位85%，交工期限定位3个月。经咨询公司专家后，我们认为此系统模块关联度高、风险性强，建议提升单元测试覆盖率为90%以上，并加入严格开展集成测试的条款，工期不变，降低质量风险。在项目开展7个月后，公司组织了服务器和pc的采购招标。因价格波动，符合要求的投标商报价均略超出预算。我召开技术组进行研究，在不影响系统使用的情况下，降低部分基层单位pc性能，在取得民政方同意后，同投标公司进行了协商，顺利完成签约。

三、控制采购

  控制采购是管理采购关系，监督合同执行情况，并根据需要实施变更和纠正措施的过程。我们依据项目管理计划、采购文件、协议、批准的变更、工作绩效数据、工作绩效报告，生成了变更请求、工作绩效信息，对项目文件和项目管理计划进行了更新。
  我通过听取报告和查看记录文件，定期对采购工作进行检查审计，认真进行管理监督。在项目开展了8个月后，民政局方面提出增加系统功能，将该局下属的殡仪馆火化人员名单纳入分析系统，实现享受低保、五保人员一旦死亡后，对三级进行提醒，核实后自动停保。在对此要求进行评估和分析后，我们认为此要求不仅涉及到范围、成本、进度等基准变更，而且涉及已经签订硬件采购合同的变更。在提交ccb评审时，我们将需要增加的pc、路由、光纤等设备型号附清单一并提交。获得同意后，通知采购部门及时变更了合同。在交货时，工程组负责人发现交货清单中3台pc的型号与合同约定不符，我方立即联系供货商，得知原型号暂时缺货，故选用性能相似的型号代替。重新调货需要2周时间，经检测后3台电脑质量达标。我接受了供货商提出的折扣补偿，要求供货商提供了盖章的换货情况说明，向公司财务部门进行了报告后，将此3台降级使用。
  我组织项目组人员会同公司采购部门、财务部门对分析审批系统的两次采购进行了采购审计，并按照财务部门的建议，在补充完善了双方签字盖章的交货单、软件开发评估表格等资料后，在最终的交付书上签字，完成了采购。

结语

  分析审批系统于2019年7月按时建设完成并投入使用，目前运行稳定，近一年来已经生成了10余万份分析报告，社会救助申报审批业务运转流畅，得到了民政方的充分肯定。
在完成分析审批项目后，我深刻地认识到：
1、有效的采购管理有助于降低项目成本、保证项目进度、确保项目质量、规避项目风险。
2、适当外包能够在确保利润的同时，可有效提升工作效率，充分发挥公司在开发方面的核心竞争力，提高项目质量。
存在的问题：
1、对采购的变更进行沟通和协调时，因相关政策要求掌握不熟练，影响了工作效率。
2、实施采购时，虽然要求项目组成员积极参与和配合采购部门，但经常因项目工作无法充分参与，在共同商讨合同时才发现一些问题，在修改合同细则方面花费了较多精力。
今后，我将继续努力将学习的理论更好地应用于实践，提升项目管理水平。