PMP-第九章 项目资源管理(一)

项目资源管理概述

• 项目资源管理包括识别、获取和管理所需资源以完成项目的各个过程
• 资源主要分为实物资源和人力资源；
• 实物资源包括设备、材料和基础设施等
• 团队资源或人员指的是人力资源
• 团队资源管理与项目干系人管理有重叠的部分，本章重点关注组成项目团队这部分的干系人

项目资源管理的核心概念

• 项目团队由承担特定角色和职责的个人组成，他们为实现项目目标而共同努力
• 项目经理应在获取、管理、激励和授权项目团队方面投入适当的努力
• 尽管项目团队成员被分派了特定的角色和职责，但让他们全员参与项目规划和决策仍有益处
• 项目经理既是项目团队的领导者也是管理者。
• 项目经理负责建设高绩效团队
• 实物资源管理着眼于以有效率有效果的方式，分配和使用成功完成项目所需的实物资源
• 不能有效管理和控制资源是项目的风险来源之一

规划资源管理

过程：规划资源管理

 数据表现

• 可用多种格式来记录和阐明团队成员的角色与职责
• 确保每个工作包都有明确的责任人
• 确保全体成员都清楚地理解其角色和职责
• 主要三类格式：层级型、 RAM、文本型。

层级型

• 层级型组织图（Hierarchical-type charts）自上而下地按照组织现有的部门、单元或团队排列。
• 组织分解结构（OBS）与WBS的关系：

矩阵型

• 责任分配矩阵（Responsibility Assignment Matrix , RAM）
• 旨在所有工作责任落实到人
• RAM的扩展例子—RACI
• 一般来说A是担责人，会负责批准/签字（验收） 一个活动/任务的开始和完成。
• 一个活动/任务可能会有多个R，或者C或者I，但A 只有一个。

小总：

• 把具体团队成员与活动关联。
• 当答题中RAM和RACI都有情况下，优先选择RACI。
• 责任分矩阵RAM/RACI与组织分解结构OBS区别：
  • 组织分解结构OBS：工作与职能部门关联
  • 责任分矩阵RAM/RACI：具体工作与人关联。

文本型

• 需要详细描述团队成员的职责时采用
• 描述角色、职责、职权、能力和资格等信息
• 名称：职位描述、角色-职责-职权表等

组织理论

• Organizational Theory
• 组织理论阐述个人、团队和组织部门的行为方式有效利用组织理论，可以节约编制人力资源计划的时间、成本及人力投入，并提高规划工作的效率
• 在不同的组织结构中，人们可能有不同的表现,不同的业绩，可能展现出不同的交际特点
• 根据组织理论灵活运用领导风格，以适应项目生命周期中团队成熟度的变化(情境领导风格)组织的结构和文化影响项目的组织结构

资源管理计划

• 项目管理子计划之一
• 资源管理计划提供了关于如何分类、分配、管理和释放项目资源的指南
• 资源管理计划包括：
  • 识别资源
  • 获取资源
  • 角色和职责
  • 项目组织图
  • 项目团队资源管理 : 关于如何定义、配备、管理和最终遣散项目团队资源的指南
  • 培训
  • 团队建设
  • 资源控制
  • 认可计划 : 将给予团队成员哪些认可和奖励，以及何时给予

角色与职责

• 角色(Role)一在项目中，某人承担的职务或分配给某人的职务
  • 例如:土木工程师、商务分析师、测试协调员等
• 职权(Authority)一使用项目资源、做出决策、签字批准、验收可交付成果并影响他人开展项目工作的权利
  • 当个人的职权水平与职责相匹配时，团队成员就能最好地开展工作
• 职责(Responsibility)一为完成项目活动，项目团队成员应该履行的责任和工作
• 能力(Competency)一为完成项目活动，项目团队成员所需具备的技能和才干
  • 如果项目团队成员不具备所需的能力，就不能有效地履行职责
  • 一旦发现成员的能力与职责不匹配，就应主动采取措施，如安排培训、招募新成员、调整进度计划或工作范围

项目组织图

• Project organization charts
• 项目组织图是以图形方式展示项目团队成员及其报告关系
• 与企业组织结构图不同，项目组织图只针对具体项目

团队章程

• Team Charter
• 团队章程是为团队创建团队价值观、共识和工作指南的文件
• 内容包括：
  • 团队价值观
  • 沟通指南
  • 决策标准和过程
  • 冲突处理过程
  • 会议指南
  • 团队共识等
• 团队章程对项目团队成员的可接受行为确定了明确的期望
• 尽早制定并遵守明确的规则，可减少误解，提高生产力
• 讨论诸如行为规范、沟通、决策、会议礼仪等领域，有利于团队 成员相互了解彼此重要价值观
• 团队制定或参与制定团队章程可发挥最佳效果
• 规则一旦建立，全体项目团队成员都必须遵守

小结：

• 相当于团队成员的行为规则。
• 涉及外国人团队成员不能使用团队章程，而是要使用沟通计划。

估算活动资源

• Estimate Activity Resources
• 过程定义: 估算执行项目工作所需的团队资源以及材料、设备和用品的类型和数量的过程
• 过程作用: 明确完成活动所需的资源种类、数量和特性
• 本过程和估算成本过程紧密相关

过程：估算活动资源

估算资源与估算成本和时间类似工具与技术

估算活动资源： 输入

项目文件

• 资源日历 （Resource Calendars）
  • 资源日历识别了每种具体资源的可用工作日或工作班次的日历
  • 估算资源需求时要了解在规划的活动期间哪些资源可用，何时可用，可用多久 ?
• 风险登记册：可能影响资源选择和可用性的各个风险
• 事业环境因素：
  • 资源可用性
  • 团队资源的技能
  • 市场条件等
• 组织过程资产
  • 人员配置的政策和程序
  • 关于用品和设备的政策和程序
  • 以前项目中类似工作所使用的资源类型的历史信息

估算活动资源： T&T

• 自下而上估算
  • 先估算每个活动所需的团队和实物资源
  • 然后将资源需求汇总成整个项目的资源需求
• 数据分析
  • 备选方案分析：很多进度活动都有若干种备选的实施方案
• PMIS
  • 包括资源管理软件 有助于规划、组织与管理资源库，编制资源估算
• 会议
  • 项目经理和职能经理一起举行规划会议，以估算每项活动所 需的资源、 LoE、团队资源的技能水平，以及所需材料的数 量等

估算活动资源：输出

资源需求

• Resource Requirements
• 活动资源需求明确了每个工作包或工作包中每个活动所需的资源类型与数量
• 并将这些需求汇总成每个工作包和每个WBS分支以及整个项目所需的资源估算
• 资源需求文件也可包含为确定资源类型、可用性和所需数量所做的假设

资源分解结构

• Resource Breakdown Structure（RBS）
• 是资源依类别和类型的层级展现
• 类别包括：人力、设备、材料和用品等
• 类型包括：技能水平、证书要求、等级水平等

小结：具体团队人员，在"资源分解结构Resource Breakdown Structure"没有，而在“责任分配矩阵”中有。

获取资源

• Acquire Resources
• 过程定义：获取项目所需的团队成员、设施、设 备、材料、用品和其他资源的过程
• 过程作用：概述和指导资源的选择， 并将其分配给相应的活动
• 注意事项：
  • 进行有效谈判，影响那些能为项目提供所需人力资源的人员
  • 不能获得项目所需的人力资源，人力资源不足或者人 员能力不足，会对项目造成影响
  • 如因制约因素而无法获得所需人力资源(识别风险)，项目经理可能不得不使用替代资源
  • 是从0至有建组过程；PMP考试尽量不要主动替换资源，而使用替代资源；

过程：获取资源

人际关系与团队技能

• 适用于本过程的技能是谈判（Negotiation）
• 很多项目需要针对所需资源进行谈判
• 项目管理团队需要与下列各方谈判：
  • 职能经理: 确保项目在要求的时限内获得最佳资源，直至完成职责
  • 执行组织中的其他项目管理团队 : 合理分配稀缺或特殊资源
  • 外部组织和供应商 : 获取各类特殊团队或实物资源
• 在资源分配谈判中，项目管理团队影响他人的能 力很重要，如同在组织中的政治能力一样重
  •  职能经理考虑杰出人才的分派时，将会权衡各竞争 项目的优势和知名度

预分派

• Pre-assignment
• 预分派指事先确定项目的实物或团队资源
• 预分派可在下列情况下发生：
  • 在竞标过程中承诺分派特定人员进行项目工作
  • 项目取决于特定人员的专有技能
  • 在完成资源管理计划之前，制定项目章程过程或其他 过程中指定了某些团队成员的工作分配

虚拟团队

• Virtual Teams
• 具有共同目标、在完成角色任务的过程中很少或没有时间面对面工作的一群人。
• 适用于：
  • 组织内部地处不同地理位置的员工之间组建团队
  • 为项目团队增加特殊技能，即使相应的专家不在同一地理区域
  • 把在家办公的员工纳入团队
  • 在工作班次、工作小时或工作日不同的员工之间组建团队
  • 将行动不便者或者残疾人纳入团队
  • 进行那些原本会因差旅费用过高而被封杀的项目
  • 节省员工所需的办公室和所有实物设备的开支
• 虚拟团队中，沟通规划变得尤为重要

缺点：沟通效率低，信息传递容易误解；
敏捷需要集中办公，若无法在一起集中办公，则追逐大阳方式办公，太阳升起的地方一定会有一个地方的人办公了。

获取资源：输出

实物资源分配单(物)

• Physical Resource Assignments
• 记录了项目将使用的材料、设备、用品、地点和 其他实物资源

项目团队派工单(人)

• Project Team Assignments 
• 记录了团队成员及其在项目中的角色职责
• 需要包含项目人员名称相关的文件包括
  • 项目团队名录（directory）
  • 项目组织图
  • 进度计划

资源日历

• Resource calendar
• 表明每种具体资源的可用工作日、班次、正常工 作上下班时间、周末和公共假期的日历

考点：资源借用必须先看资源日历。