PMP项目管理—沟通管理篇—1.规划沟通管理

基本信息

步骤

1. 收集信息，加工信息
2. 确定项目沟通需求
3. 确定项目沟通的方法
4. 编制项目沟通规划

4W1H

• what: 基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。
• why: 良好的沟通是项目成功的必须，项目经理必须做好沟通，项目经理75%-90%的时间用来沟通，目的是整合项目工作，达成项目目标。
• who: 项目经理和项目管理团队
• when: 项目早期，项目章程批准后，开始制定项目沟通管理计划
• how: 需在项目生命周期的早期，针对项目相关方多样性的信息需求，制定有效的沟通管理计划。应该定期审核沟通管理计划，并进行必要的修改。

ITTO

输入

1. 项目章程
2. 项目管理计划
   • 资源管理计划
   • 相关方参与计划
3. 项目文件
   • 需求文件
   • 相关方登记册
4. 事业环境因素
5. 组织过程资产

工具与技术

1. 专家判断
2. 沟通需求分析
3. 沟通技术
4. 沟通模型
5. 沟通方法
6. 人际关系与团队技能
   • 沟通风格评估
   • 政治意识
   • 文化意识
7. 数据表现
   • 相关方参与度评估矩阵
8. 会议

输出

1. 沟通管理计划
2. 项目管理计划更新
   • 相关方参与计划
3. 项目文件更新
   • 项目进度计划
   • 相关方登记册

沟通需求分析

分析的依据：

• 相关方登记册/参与计划
• 潜在沟通渠道
• 开发方法
• 组织结构图
• 内部/外部信息需要
• 法律要求

沟通技术

信息交换和协作的常见方法：对话、会议、书面、文件、数据库、社交媒体和网站。

印象沟通技术选择的因素：

• 信息需求的紧迫性
• 技术的可用性
• 易用性
• 项目环节
• 信息的敏感性和保密性

沟通模型

• 发送方负责信息的传递，确保信息的清晰性和完整性，并确认信息已被正确理解。
• 接收方负责确保完整地接收信息，正确地理解信息，并需要告知已收到或作出适当的回应。

沟通噪声

噪声是可能干扰或阻碍信息传递的任何因素。
项目的瓶颈往往在沟通，沟通的障碍会造成项目成功的阻碍

障碍的类型

• 主观障碍
  • 性格
  • 气质
  • 认知水平
• 客观障碍
  • 距离、背景差异
  • 层次差异、看问题角度
  • 文化氛围、事情复杂性

沟通漏斗模型

沟通中最重要的是的不是你发出了什么，而是对方接收和理解了什么？有何反馈？

沟通方法

在规划沟通管理过程中，需要根据项目以及相关方的具体情况选择合适的沟通方法，用于将来的沟通。

相关方参与度评估矩阵

• 相关方参与度评估矩阵，显示了个体相关方当前和期望参与度之间的差距。
• 可进一步分析该评估矩阵，以便为填补参与度差距而识别额外的沟通需求。

相关方	不了解	抵制	中立	支持	领导
相关方1	C			D
相关方2			C	D
相关方3				DC

C为当前状态，D为预期的状态。

传递方式影响沟通效果

• 语气、声调：声音声调 38%
• 动作、表情、眼神：肢体语言 55%
• 文字图片：语言 7%

沟通管理计划

何人，何时，通过何种方式沟通什么内容？

主要内容：

• 需要收集什么信息
• 在什么时候收集
• 以什么方式收集
• 什么时候，以什么方式、向谁发送什么信息
• 主要相关方的联系方式
• 对于关键术语的定义
• 如何更新沟通管理计划