PMBOK第六版项目采购管理总结

项目采购管理

包括从项目团队外部采购或获取所需产品、服务或成功的各个过程。项目采购管理包括编制和管理协议所需的管理和控制过程，例如，合同、、订购单、协议备忘录(MOA)、或服务水平协议(SLA)。被授权采购项目所需货物和(或)服务的人员可以是项目团队、管理层或组织采购部(如果有)的成员。

项目采购过程包括：
12.1规划采购管理—记录项目采购决策、明确采购方法，以及识别潜在卖方的过程。
12.2实施采购—获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。
12.3控制采购—管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程。

项目采购管理的核心概念：
通常情况下，项目经理无权签署对组织有约束力的法律协议，这项工作仅由具备相关职权的人员执行。
项目采购管理过程涉及到用协议来描述买卖双方之间的关系。
合同应明确说明预期的可交付成果和结果，包括从卖方到买方的任何知识转移。合同中未规定的任何事项不具法律强制力。
采购合同中包括条款和条件，也可包括买方就卖方应实施工作或应交付产品的其他规定。
买卖方关系是采购组织与外部组织之间的关系。

采购管理的发展趋势和新兴实践：
包括：
工具的改进：
更先进的风险管理：
变化中的合同签署实践：
物流和供应链管理：
技术和相关方关系：
试用采购：

裁剪时需要考虑的因素：
采购的复杂性：
物理地点：
治理和法规环境：
承包商的可用性：

在敏捷或适应型环境中需要考虑的因素：
在敏捷型环境中，可能需要与特定卖方协作来扩充团队。这种协作关系能够营造风险共担式采购模型，让买方和卖方共担项目风险和共享项目奖励。

12.1规划采购管理

定义：记录项目采购决策、明确采购方法，以及识别潜在卖方的过程。
主要作用：确定是否从项目外部获取货物和服务，如果是，则还要确定将在什么时间、以什么方式获取什么货物和服务。货物和服务可从执行组织的其他采购部门采购，或者从外部渠道采购。本过程仅开展一次或仅在项目的预定义点开展。

典型的步骤可能有：
准备采购工作说明书(SOW)或工作大纲(TOR);
准备高层级的成本估算，制定预算；
发布招标广告；
确定合格卖方的短名单；
准备并发布招标文件；
由卖方准备并提交建议书；
对建议书开展技术(包括质量)评估；
对建议书开展成本评估；
准备最终的综合评估报告(包括质量及成本)，选出中标建议书；
结束谈判，买方和卖方签署合同。

输入：
项目章程
商业文件：
商业论证：采购策略需要和商业论证保持一致，以确保商业论证的有效性。
收益管理计划：描述应在何时产出具体的项目收益，这将影响采购日期和合同条款的确定。
项目管理计划：
范围管理计划：
质量管理计划：
资源管理计划：
范围基准：范围说明书，WBS，WBS词典
项目文件：
里程碑清单：说明卖方需要在何时交付成果。
项目团队派工单：包含关于项目团队技能和能力的信息，以及他们可用于支持采购活动的时间。
需求文件：
卖方需要满足的技术要求；
具有合同和法律意义的需求；
需求跟踪矩阵：将产品需求从其来源连接到能满足需求的可交付成果。
资源需求：
风险登记册：列明风险清单，以及风险分析和风险应对规划的结果。
相关方登记册：提供有关项目参与者及其项目利益的详细信息，包括监管机构、合同签署人员和法务人员。
事业环境因素：
市场条件；
可从市场获得的产品、服务和成果；
卖方，包括其以往绩效或声誉；
关于产品、服务和成果的典型条款和条件，或适用于特定行业的典型条款和条件；
特殊的当地要求；
关于采购的法律建议；
合同管理系统，包括合同变更控制程序；
已有的多层级供应商系统，其中列出来基于以往经验而预审合格的卖方；
财务会计和合同支付系统。
组织过程资产：
预先批准的卖方清单；
正式的采购政策、程序和指南；
合同类型：
总价合同：为既定产品、服务和成果的采购设定一个总价。这种合同应在已明确定义需求，且不会出现重大范围变更的情况下使用。
固定总价(FFP)：最常用的合同类型。货物采购的价格在一开始就已确定，并且不允许改变(除非工作范围发生变更)。
总价加激励费用(FPIF)：为买方和卖方提供了一定灵活性，允许一定的绩效偏离，并对实现既定目标给予相关的财务奖励(通常取决于卖方的成本、进度或技术绩效)。FPIF合同中会设置价格上限，高于此价格上线的全部成本由卖方承担。
总价加经济价格调整(FPEPA)：适用于两种情况：卖方履约期将跨越几年时间，或将以不同货币支付条款。允许根据条件变化，如通货膨胀、某些特殊商品的成本增加或降低。
成本补偿合同：此类合同向卖方支付为完成工作而发生的全部合法实际成本(可报销成本)，外加一笔费用作为卖方的利润。适用于工作范围会在合同执行期间发生重大变更。
成本加固定费用(CPFF)：为卖方报销履行合同工作所发生的一次可列支成本，并向卖方支付一笔固定费用。该费用以初始估算成本的某一百分比计列。
成本加激励费用(CPIF)：为卖方报销履行合同工作所发生的一次可列支成本，并在卖方达到合同规定的绩效目标时，向卖方支付预先确定的激励费用。在CPIF合同中，如果最终成本低于或高于原始估算成本，则买方和卖方需要根据事先商定的成本分摊比例来分享节约部分或分担超支部分。
成本加奖励费用(CPAF)：为卖方报销一切合法成本，但只要卖方满足合同规定的、某些笼统主观的绩效标准的情况下，才向卖方支付大部分费用。奖励费用完全由卖方根据资金对卖方绩效的主观判断来决定，并且通常不允许申诉。
工料合同(T&M)：又称时间和手段合同，是兼具成本补偿和总价合同特定的混合型合同。往往适用于在无法快速编制出准确的工作说明书的情况下扩充人员、聘用专家或寻求外部支持。

工具与技术：
专家判断：
采购与购买；
合同类型和合同文件；
法规和合规性。
数据收集：市场调研。市场调研包括考察行业情况和具体卖方的能力。
数据分析：自制或外购分析。自制或外购分析用于确定某项工作或可交付成果最好由项目团队自行完成，还是应该从外部采购。
考虑的因素：组织当前资源配置及其技能和能力、对专业技术的需求、不愿承担永久雇佣的义务，以及对独特技术专长的需求，还要评估与每个自制或外购决策相关的风险。
分析技术：回收期、投资回报率(ROI)、内部报酬率(IRR)、现金流贴现、净现值(NPV)、收益成本(BCA)或其他分析技术。
供方选择分析：
常用的选择方法：
最低成本：适用于标准化或常规采购。
仅凭资质：适用于采购价值相对较小，不值得花时间和成本开展完整选择过程的情况。买方会确定短名单。
基于质量和技术方案得分：先对技术建议书评估，技术建议书可接受，再进行合同谈判
基于质量和成本：
独有来源：仅在有适当理由时才可采用此方法。
固定预算：适用于工作说明书定义精确、预期不会发生变更，而且预算固定且不得超出的情况。
会议：可用于确定管理和监督采购的策略。

输出：
采购管理计划：包含要在采购过程中开展的各种活动。
包括：
如何协调采购与项目的其他工作；
开展重要采购活动的时间表；
用于管理合同的采购测量指标；
与采购有关的相关方角色和职责；
可能影响采购工作的制约因素和假设条件；
司法管辖权和付款货币；
是否需要编制独立估算，以及是否应将其作为评价标准；
风险管理事项，包括对履约保函或保险合同的要求，以减轻某些项目风险；
拟使用的预审合格的卖方(如果有).
采购策略：
交付方法：
专业服务项目的交付方法：买方或服务提供方不得分包、买方或服务提供方可以分包、买方和服务提供方设立合资企业、买方或服务提供方仅充当代表。
工业或商业施工项目的交付方法：交钥匙式、设计-建造(DB)、设计-招标-建造(DBB)、设计-建造-运营(DBO)、建造-拥有-运营-转让(BOOT)，及其他。
合同支付类型：总价、固定总价、成本加奖励费用、成本加激励费用、工料、目标成本及其他。
采购阶段：
招标文件：用于向潜在卖方征求建议书。
信息邀请书(RFI)：如果需要卖方提供关于拟采购货物和服务的更多信息，就使用信息邀请书。随后一般还会使用报价邀请书或建议邀请书。
报价邀请书(RFQ)：如果需要供应商提供关于将如何满足需求和(或)将需要多少成本的更多信息，就使用报价邀请书。
建议邀请书(RFP)：如果项目中出现问题且解决办法难以确定，就使用建议邀请书。最正式的“邀请书”文件。
采购文件会包括规定的应答格式、相关的采购工作说明书，以及所需的合同条款。
采购工作说明书：仅对将要包含在相关合同中的那一部分项目范围进行定义。
内容包括：规格、所需数量、质量水平、绩效数据、履约时间、工作地点和其他要求。
工作说明书会充分详细的描述拟采购的商品、服务或成果，以便潜在卖方确定是否具有能力提供此类产品、服务或成果。
工作大纲(TOR)通常包括：
承包商需要执行的任务，以及所需的协调工作；
承包商必须达到的适用标准；
需要提交批准的数据；
由买方提供给承包商的，将拥有合同履行的全部数据和服务的详细清单(若适用)；
关于初始成果提交和审查(或审批)的进度计划。
供方选择标准：
能力和潜能；
产品成本和生命周期成本；
交付日期；
技术专长和方法；
具体的相关经验；
用于响应工作说明书的工作方法和工作计划；
关键员工的资质、可用性和胜任力；
公司的财务稳定性；
管理经验；
知识转移计划，包括培训计划。
自制或外购决策：
独立成本估算：
变更请求：
项目文件更新：
经验教训登记册：
里程碑清单：
需求文件：
卖方需要满足的技术要求；
具有合同和法律意义的需求；
需求跟踪矩阵：
风险登记册：
相关方登记册：
组织过程资产更新：关于合格卖方的信息。

12.2实施采购

定义：获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。本过程需要在整个项目期间定期开展。
主要作用：选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议。本过程的最后成果式签订的协议，包括正式合同。
输入：
项目管理计划：
范围管理计划
需求管理计划
沟通管理计划
风险管理计划
采购管理计划
配置管理计划
成本基准
项目文件：
经验教训登记册
项目进度计划
需求文件
风险登记册
相关方登记册
采购文档：
招标文件
采购工作说明书
独立成本估算
供方选择标准
卖方建议书：卖方为响应采购文件而编制的建议书。
事业环境因素：
关于采购的当地法律和法规；
确保主要采购涉及当地卖方的当地法律和法规；
制约采购过程的外部经济环境；
市场条件；
以往与卖方合作的相关经验，包括正反两方面；
之前使用的协议；
合同管理系统；
组织过程资产：
预审合格的优先卖方清单；
会影响卖方选择的组织政策；
组织中关于协议起草和签订的具体模板和指南；
关于付款申请和支付过程的财务政策和程序。

工具与技术：
专家判断：
广告：是就产品、服务或成果与用户或潜在用户进行的沟通。
投标人会议：（又称承包商会议、供应商会议或投标前会议）是在卖方提交建议书之前，在买方和潜在卖方之间召开的会议，其目的是确保所有潜在投标人对采购要求都有清楚且一致的理解，并确保没有任何投标人会得到特别优待。
数据分析：建议书评估
人际关系与团队技能：谈判是为达成协议而进行的讨论。
采购谈判是指在合同签署之前，对合同的结构、各方的权力和义务，以及其他条款加以澄清，以便双方达成共识。谈判以签署买方和卖方均可执行的合同文件或其他正式协议而结束。

输出：
选定的卖方：是在建议书评估或投标评估中被判断为最有竞争力的投标人。
协议：合同是对双方都有约束力的协议。它强制卖方提供规定的产品、服务或成果，强制买方向卖方支付相应的报酬。合同建立了受法律保护的买卖双方的关系。
协议文本的主要内容包括：
采购工作说明书或主要的可交付成果；
进度计划、里程碑，或进度计划在规定的日期；
绩效报告；
定价和支付条款；
检查、质量和验收标准；
担保和后续产品支持；
激励和惩罚；
保险和履约保函；
下属分包商批准；
一般条款和条件；
变更请求处理；
终止条款和替代争议解决方法。
变更请求
项目管理计划更新：
需求管理计划
质量管理计划
沟通管理计划
风险管理计划
采购管理计划
范围基准
进度基准
成本基准
项目文件更新：
经验教训登记册
需求文件
需求跟踪矩阵
资源日历
风险登记册
相关方登记册
组织过程资产更新：
潜在和预审合格的卖方清单
与卖方合作的相关经验，包括正反两面。

12.3控制采购

定义：管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程。
主要作用：确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求。需要在整个项目期间开展。

合同管理活动可能包括：
收集数据和管理项目记录，包括维护对实体和财务绩效的详细记录，以及建立可测量的采购绩效指标；
完善采购计划和进度计划；
建立与采购相关的项目数据的收集、分析和报告机制，并为组织编制定期报告；
监督采购环境，以便引导或调整措施；
向卖方付款。

输入：
项目管理计划：
需求管理计划
风险管理计划
采购管理计划
变更管理计划
进度基准
项目文件：
假设日志
经验教训登记册
里程碑清单：说明卖方需要在何时交付成果。
质量报告：用于识别不合规的卖方贵哦从、程序或产品。
需求文件
需求跟踪矩阵
风险登记册
相关方登记册
协议：是双方之间达成的谅解，包括对各方义务的一致理解。
采购文档：包含用于管理采购过程的完整支持性记录，包括工作说明书、支付信息、承包商工作绩效信息、计划、图纸和其他往来函件。
批准的变更请求：可能包括对合同条款和条件的修改
工作绩效数据：包含与项目状态有关的卖方数据，还可能包括已向卖方付款的情况。
事业环境因素：
合同变更控制系统；
市场条件；
财务管理和应付账款系统；
采购组织的道德规范。
组织过程资产：采购政策

工具与技术：
专家判断：
索赔管理：谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。
数据分析：
绩效审查：对照协议，对质量、资源、进度和成本绩效进行测量、比较和分析，以审查合同工作的绩效。
挣值分析(EVA)：计算进度和成本偏差，以及进度和成本绩效指数，以确定偏离目标的程度。
趋势分析：可用于编制关于成本绩效的完工结算(EAC)，以确定绩效是正在改善还是恶化。
检查：是指对承包商正在执行的工作进行结构化审查，可能涉及对可交付成果的简单审查，或对工作本身的实地审查。
审计：对采购过程的结构化审查。

输出：
采购关闭：向卖方发出合同以及完成的正式书面通知。
工作绩效信息：是卖方正在履行的工作的绩效情况。
采购文档更新：
用于支持合同的全部进度计划；
已提出但未批准的合同变更；
已批准的变更请求；
由卖方编制的技术文件；
其他工作绩效信息。
变更请求：
项目管理计划更新：
风险管理计划
采购管理计划
进度基准
成本基准
项目文件更新：
经验教训登记册
资源需求
需求跟踪矩阵
风险登记册
相关方登记册
组织过程资产更新：
支付计划和请求：所有支付都应按照合同条款和条件进行。
卖方绩效评估文件
预审合格卖方清单更新
经验教训知识库
采购档案