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试用电子实验记录本ELN的经验之谈

news 2025/9/7 6:34:05

在科研与工业研发数字化浪潮中，电子实验记录本（ELN）已成为实验室信息管理的核心工具和基础设施。其生成的数据是AI for Science的根基——连“数字化”都做不好，何谈“AI化”？

选对ELN，可大幅提升研发效率、促进数据合规；选错，则可能导致流程混乱、数据丢失甚至项目延误。然而，面对市场上众多的ELN产品，企业应如何做出明智选择？答案就在于试用——试用是照妖镜，也是试金石，是选购过程中至关重要、不可跳过的一步。本文将深入剖析高效试用的门道，助您寻得最适合的ELN伙伴。

一、总体流程与态度：试用的战略视角

试用并非简单地“用一下看看”，而是一个需要精心策划的战略性评估过程。正确的态度和流程是确保试用成功的基石。

1. 供应商应主动提供试用，否则一票否决

一家对自身产品有信心的ELN供应商，会主动邀请客户进行深度试用。这是其产品实力与服务诚意的试金石。若供应商对“试用”支支吾吾、设置重重障碍，或仅愿意进行被严格脚本化的演示而非开放试用，这往往意味着其产品可能存在隐藏的缺陷，或服务能力无法支撑后续实施。对此类供应商，最明智的做法是直接一票否决，不必浪费宝贵时间。

2. 有效的试用应遵循“演示-实操-陪跑”流程

一个负责任且规范的试用流程应包含三个核心环节：

·先行讲解与演示：首先，应由供应商的专业工程师进行系统性地讲解和全功能演示。这有助于您的团队快速了解系统全貌，并规划后续的试用重点。

·充足的试用时间：试用期至少应为7个完整工作日。这是模拟多个完整实验周期、深入测试各项功能的最低时间要求。对于那些只提供2～3天试用期，或对延长试用期表现得极为困难的供应商，需保持高度警惕。他们往往对产品不自信，担心用户在长时间使用中发现更多软件问题。相反，愿意将试用期延长至2周甚至4周的供应商，通常更为客户考虑，配合度更高，对产品也更有底气。

·完整的模拟实验：试用必须模拟真实研发场景。一线用户应规划三个或以上不同类型、不同复杂度的实验流程（例如，一个有机合成、一个生物活性测定、一个制剂配方摸索），从头到尾在ELN中完成记录。只有这样，才能充分验证ELN的各项功能是否无缝衔接，满足所有实际需求。在试用过程中，供应商应安排技术支持人员进行全程陪跑。请注意：试用系统不是正式系统，其中数据在一定天数后会被删除，所以您应使用实验记录的副本进行测试；也最好使用脱敏的数据，或模拟数据。

二、需要重点试用的核心功能

试用不能漫无目的，必须有的放矢。以下是在试用期内必须深入检验的关键功能模块。

3. 权限管理：灵活性与适应性并重

权限系统是数据安全的基石。主流的ELN不仅能基于预设角色（如实验员、项目经理、QA）分配权限，更能实现按人、按团队、按项目精细化分配权限。请测试：能否在不变更某成员角色的情况下，单独关闭其查看特定项目或实验的权限？这种灵活性对于适应频繁变化的研发团队协作模式至关重要。

4. 搜索功能：效率与安全的平衡

强大的搜索能极大释放数据的价值。试用时需验证：

·权限隔离：确保只能搜到有权限查看的内容。

·全局搜索与权限申请：优秀的ELN支持在全公司范围搜索实验记录，但初步结果只显示目录（如标题、编号、实验人），查看详情需额外申请权限。这既方便知识发现，又保证了安全。

·化学搜索：支持化学结构式和化学反应式的搜索是化学ELN的标配。测试其准确性和速度。

·高级搜索：验证是否支持对标题、编号、全文、附件内容、系统操作痕迹、日期范围等多维度的组合搜索。

5. 专业功能：深入核心研发场景

这是检验ELN是否专业的核心。务必在您的真实业务场景中测试：

·化学领域：测试其图像AI识别（OCSR）功能，看能否准确将化学结构图转换为可编辑的数字化结构；验证其是否支持IUPAC中英文命名、同位素标记和分子量计算等。

·化学工艺（Process）：重点测试物料表（stoichiometry）功能，看其是否支持按摩尔/质量配比自动计算，并支持自定义字段（如物料供应商、批次号）。数据结构化能力至关重要：能否将上百个反应的特定数据（如产率、纯度）一键导出至同一Excel表格中进行比对分析？

·生物领域：验证是否集成生物序列编辑器、质粒工具、引物设计、HELM大分子绘制功能。是否内置IC50/EC50计算工具，并可兼容Prism、XLfit、ChemDraw、SnapGene等专业分析和编辑软件？蛋白质特性计算（分子量、等电点、疏水性计算、不稳定系数等）、序列比对等功能是否准确便捷？

·制剂领域：检查是否提供配方管理、实验设计（DOE）、贝叶斯优化等高级功能。

切记：不能只听销售口述，必须亲手从头到尾完成一个专业流程（如构建一个质粒），并观察过程中是否存在卡顿、报错或逻辑缺陷。同时，可以有意制造一个小问题，测试供应商的响应速度和解决问题的能力。

6. AI功能：面向未来的生产力

测试其AI能力是否实用。例如：

·AI写作助手：AI能否访问实验数据和知识库数据？能否辅助生成实验报告、专利和CTD底稿等内容？

·AI优化助手：是否支持贝叶斯优化来指导实验设计，智能推荐实验参数，从而减少试验次数？优秀的ELN甚至能通过AI智能体，集成对话式贝叶斯优化功能，通过自然语言交互，降低贝叶斯优化的使用门槛，让普通研发人员也能轻松运用。

7. 模板编辑：自主权与控制力

模板（template）是ELN的灵魂。必须确认：您能否自主、便捷地自定义和修改实验模板？如果模板只能由供应商配置，或每次修改都需要付费或漫长等待，请直接PASS。因为研发模板必然需要随项目进展而持续迭代优化，且部分模板可能涉及核心知识产权，必须保密。模板需要支持用户自定义配置，且必须能够包含如下各种模块（module）：文本（eg. 实验目的、背景、条件、结果、讨论）、表格（eg. 实验结果、分析、计算）、化学结构编辑、生物序列编辑、仪器和试剂、参考文献、文件和图片上传、评论等。

8. 合著与协作：团队研究的润滑剂

模拟多人协作场景。测试在同一实验记录本中，多人能否同时创建各自的实验（整本合著）？能否在同一实验页面内分工撰写不同部分（实验页合著）？权限设置能否精确到模块，既保证协作流畅，又确保数据安全与分工清晰？

9. 工单功能：内部流程的催化剂

工单系统是ELN作为协作平台的重要体现。试用其能否用于任务分配、样本送检、结果追踪等内部流程，看它是否能切实提升跨部门协作的效率。

10. 痕迹追踪：合规性的生命线

数据完整性是GMP/GLP合规的核心。必须检查：编辑痕迹是否能被ELN及时记录？同时要确认：记录过程中，是手动保存还是自动保存？自动保存的间隔时间是多少？业界最佳实践是与输入几乎实时的自动保存（秒级），这能最大限度保证数据不丢失，且所有修改痕迹都被完整、不可篡改地记录。

11. 离职继承：人员变动的稳定器

模拟一名核心研发人员突然离职。测试管理员能否快速、一键式地将其所有实验记录和权限完整、安全地转移给接任者？对于未完成实验，如何进行“关闭”，或如何进行下去？未完成的审核流程，是否能继续进行下去？——系统是否都有合规且便捷的解决方案？此功能对于保持研发连续性和知识传承至关重要。

三、软件界面的统一性与完整性：细节见真章

12. 界面是产品品质的缩影

一个粗制滥造的ELN，其界面往往“漏洞百出”。请注意观察系统中是否存在中英文混杂的按钮或提示、不统一的UI风格、一新一旧功能类似插件同时存在等现象。这通常是供应商整合了不成熟的第三方插件，或因老插件无法升级又不想重构代码，为了节省成本而采取的敷衍策略。这种表现基本可以定性该供应商是一家“资源整合”型公司，缺乏核心技术钻研精神和长期迭代维护的能力，应谨慎选择。

优秀的ELN应该是界面简洁、主要功能突出、常用功能外露、不常用功能隐蔽起来——类似于微信的设计风格（功能强大，但按钮不多）——这样才能获得好的用户体验。传统软件，包括传统ELN和ERP，会把功能密密麻麻放一起，已经不符合时代的潮流，用户体验会很差——界面越复杂，学习成本越高；小白能用的产品，才是好产品。

总结

选择ELN是一项战略性决策。试用，是您在这场决策中最重要的避险工具和评估手段。它不仅仅是在测试软件功能，更是在检验供应商的技术实力、服务态度和长期合作潜力。如果试用欠充分，选购了不合适的ELN软件，那么3～5年或更短时间后势必会抛弃这家软件，那么这几年的数据将会大大丢失，完全损失数字化的意义；因为数字化最核心是数据，需要长期留存，和重复利用，这样才有机会成为AI的底座。

通过系统性的试用，您可以筛掉那些对产品不自信、服务支持差、技术架构陈旧的供应商。最终，您应偏好并选择那些主流、头部、服务好的ELN供应商。它们可能不是最便宜的，但其成熟稳定的产品、持续创新的能力、快速响应的服务和深厚的行业知识，将为您的研发数智化之旅提供坚实保障，最终带来的长期价值远高于初期的投入成本。

记住，最好的ELN不是功能最炫的，而是最适合您的研发流程、最能伴随您的团队共同成长的那一个。而找到它的不二法门，就是进行一次深入、全面、挑剔的试用。