当前位置：首页 > news >正文

深度理解与剖析：Odoo系统邮箱配置指南

news 来源：原创 2025/6/6 17:49:05

作为Odoo的使用者，理解并成功配置系统邮箱功能是迈向高效利用Odoo的关键一步。这不仅仅是填写几个参数，更涉及到对邮件协议、网络安全以及Odoo内部工作机制的理解。

核心概念与背景信息

在深入配置之前，我们首先需要理解几个核心概念：

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol - 简单邮件传输协议)：这是用于发送电子邮件的标准协议。当您在Odoo中发送销售订单、发票或内部通知时，Odoo会通过配置好的SMTP服务器将邮件发送出去。
POP3 (Post Office Protocol version 3 - 邮局协议版本3) 和 IMAP (Internet Message Access Protocol - 互联网消息访问协议)：这两种协议都用于接收电子邮件。
- POP3：通常会将邮件从服务器下载到本地设备，并从服务器删除（尽管现在许多服务商允许保留副本）。它更像一个“剪切并粘贴”的操作。
- IMAP：则允许您在多个设备上同步访问邮件，邮件始终保留在服务器上。它更像一个“同步”操作。对于Odoo而言，IMAP通常是更优的选择，因为它能更好地管理邮件状态和同步。
SSL/TLS (Secure Sockets Layer / Transport Layer Security - 安全套接层 / 传输层安全)：
- 非技术解释：想象一下，您和邮件服务器之间需要传输敏感信息（比如您的邮件内容和登录凭据）。SSL/TLS就像是为这条信息传输路径建造了一条加密的、安全的隧道。在这条隧道里，所有的数据都会被“打乱”并加密，只有隧道两端（您的Odoo系统和邮件服务器）知道如何“解密”和“还原”这些数据。这样，即使有人在传输过程中截获了数据，也无法理解其内容，从而保护了您的隐私和数据安全。TLS是SSL的升级版，提供了更强的安全性。在配置中，您通常会看到“SSL”或“TLS”选项，它们都代表了加密连接。
为什么Odoo需要配置系统邮箱？
- 自动化通知：发送销售订单确认、发票、采购订单、项目更新等。
- 客户沟通：直接从Odoo界面回复客户邮件，跟踪沟通历史。
- 业务流程集成：例如，将收到的客户邮件自动创建为销售线索或支持工单。
- 内部协作：发送内部通知、任务提醒等。

多维思考与拓展

理论层面

邮件协议的工作原理：SMTP是推式协议，客户端将邮件推送到服务器；POP3/IMAP是拉式协议，客户端从服务器拉取邮件。理解这些基本原理有助于诊断连接问题。
安全性考量：邮件传输的安全性至关重要。未加密的邮件容易被截获和篡改。SSL/TLS的使用是强制性的，它确保了数据在传输过程中的机密性和完整性。
邮件队列：Odoo内部有一个邮件队列机制。当您发送邮件时，邮件不会立即发送，而是先进入队列。Odoo会定期处理队列中的邮件。这有助于平滑发送负载，并在邮件服务器暂时不可用时进行重试。

实践层面

不同邮件服务商的差异：
- Gmail/Outlook (Microsoft 365)：这些主流服务商通常要求使用应用专用密码 (App Password)，而不是您的主账户密码，尤其是在开启了两步验证 (2FA) 的情况下。这是为了提高安全性，防止第三方应用直接访问您的主账户。
- 自建邮件服务器：如果您使用的是公司内部的自建邮件服务器，可能需要IT部门提供详细的SMTP/POP3/IMAP地址、端口和加密方式。防火墙规则也可能需要调整。
邮件发送量限制：许多邮件服务商对单个账户的每日/每小时邮件发送量有限制。如果Odoo需要发送大量邮件（例如，群发营销邮件），直接使用普通邮箱账户可能会触发限制，导致邮件发送失败或账户被暂时锁定。此时，可能需要考虑专业的邮件发送服务（如SendGrid, Mailgun, Amazon SES），它们通过API或SMTP中继提供高吞吐量和更好的送达率。
邮件送达率 (Deliverability)：配置正确只是第一步。邮件是否能成功送达收件箱，还取决于发件人信誉、SPF/DKIM/DMARC记录的配置、邮件内容是否被识别为垃圾邮件等因素。

历史视角

邮件协议从最初的明文传输发展到现在的加密传输，是互联网安全意识提升的体现。早期SMTP/POP3/IMAP协议设计时并未考虑加密，后来才通过SSL/TLS进行扩展。

未来前瞻

API集成：对于大规模或关键业务邮件，直接通过邮件服务商的API发送邮件正变得越来越流行，因为它提供了更精细的控制、更好的错误报告和更高的送达率。Odoo未来可能会有更紧密的API集成选项。
云服务集成：随着云计算的普及，Odoo与云端邮件服务的集成将更加无缝，例如直接与Azure AD或Google Workspace进行身份验证和邮件服务集成。

积极影响

提升效率：自动化邮件发送，减少人工操作。
专业形象：所有对外沟通都通过统一的系统发出，保持品牌一致性。
数据集中：所有邮件沟通记录都保存在Odoo中，便于追溯和管理。

潜在风险

配置不当导致邮件泄露：如果使用弱密码或未加密连接，可能导致账户被盗用，邮件内容泄露。
发送失败影响业务：关键业务邮件（如发票、合同）发送失败，可能导致业务中断或客户不满。
账户锁定/列入黑名单：如果发送大量垃圾邮件或触发服务商限制，可能导致邮件账户被锁定，甚至IP地址被列入黑名单，影响所有邮件的送达。

前提条件与成立边界

网络连通性：Odoo服务器必须能够访问外部邮件服务器的IP地址和端口。
正确的凭据：用户名和密码必须正确，且账户有发送/接收邮件的权限。
邮件服务商支持：您的邮件服务商必须支持SMTP/POP3/IMAP协议，并提供相应的服务器地址、端口和加密方式。
防火墙/安全组：如果Odoo部署在有防火墙的环境中，需要确保出站（SMTP）和入站（POP3/IMAP）端口是开放的。

综合提炼与总结

Odoo 18的系统邮箱配置是其核心功能之一，它将Odoo从一个单纯的业务管理工具提升为与外部世界无缝沟通的平台。成功的配置不仅能实现邮件的自动化收发，更能提升业务效率、专业形象，并集中管理沟通记录。

然而，配置过程并非简单的参数填写。它要求我们理解邮件协议的运作机制，特别是SMTP、POP3/IMAP的区别和SSL/TLS的加密作用。在实践中，务必注意不同邮件服务商（如Gmail、Outlook）对应用专用密码的要求，以及可能存在的发送量限制。安全性是重中之重，始终使用加密连接，并妥善保管账户凭据。

从多维角度看，邮件配置的成功与否，直接关系到Odoo在业务流程中的集成深度和可靠性。未来的趋势可能指向更高级的API集成，以应对大规模邮件发送和更精细的控制需求。对于初学者而言，掌握基础配置是第一步，但同时也要对潜在的风险（如发送失败、账户锁定）有所认知，并采取相应的预防措施，如定期检查邮件日志、使用专用邮箱等。

总之，Odoo的邮件配置是技术与业务结合的典型案例。它要求我们不仅关注“如何做”，更要理解“为什么这样做”以及“这样做会带来什么影响”。

SMTP/POP3 详细操作指南

本指南将分步骤详细说明如何在Odoo 18中配置SMTP（发送邮件）和POP3/IMAP（接收邮件）服务器。

1. 进入邮箱配置界面

在Odoo 18中，进入邮箱配置界面的导航路径如下：

登录您的Odoo系统。
点击页面右上角的**“设置 (Settings)”**图标（通常是一个齿轮形状）。
在“设置”页面中，找到左侧菜单栏的**“通用设置 (General Settings)”**。
向下滚动页面，找到**“讨论 (Discuss)”**部分。
在“外部邮件服务器 (External Email Servers)”子标题下，您会看到**“发送邮件服务器 (Outgoing Mail Servers)”和“接收邮件服务器 (Incoming Mail Servers)”**的链接。点击相应的链接进入配置页面。
- 提示：对于初学者，通过“通用设置”进入是最直观的方式。高级用户也可以通过“设置” -> “技术” -> “电子邮件” -> “发送邮件服务器”或“接收邮件服务器”进入。

2. 配置 SMTP (发送邮件服务器)

SMTP服务器用于Odoo发送所有对外邮件，例如销售订单、发票、通知等。

2.1 配置步骤

在“发送邮件服务器”页面，点击**“新建 (New)”**按钮。
填写以下参数：
- 描述 (Description)：给这个邮件服务器起一个易于识别的名称，例如“公司SMTP服务器”、“Gmail发送邮件”。
- SMTP 服务器 (SMTP Server)：您的邮件服务提供商的SMTP服务器地址。
  - 示例：
    - Gmail: smtp.gmail.com
    - Outlook/Microsoft 365: smtp.office365.com
    - QQ邮箱: smtp.qq.com
    - 企业自建邮箱：请咨询您的IT管理员。
- SMTP 端口 (SMTP Port)：邮件服务器用于发送邮件的端口号。
  - 常见端口：
    - 587：最常用，通常与TLS或STARTTLS加密方式配合使用。
    - 465：通常与SSL加密方式配合使用。
    - 25：不推荐，通常不加密，且容易被ISP阻止。
- 连接安全 (Connection Security)：选择加密方式。
  - SSL/TLS：选择与您端口号匹配的加密方式。如果端口是465，通常选SSL；如果端口是587，通常选TLS或STARTTLS。
  - 非技术解释：这就像为您的邮件数据建立一条加密的“秘密隧道”。SSL和TLS是两种不同的隧道建造技术，但目的都是为了保护数据不被偷窥。
- 用户名 (Username)：您的完整邮箱地址，例如 your_email@example.com。
- 密码 (Password)：您的邮箱密码。
  - 特别注意：对于Gmail、Outlook等开启了两步验证 (2FA) 的邮箱，您不能直接使用您的主账户密码。您需要生成一个应用专用密码 (App Password)。
    - Gmail 应用密码生成方法：登录Google账户 -> 安全 -> 应用密码。
    - Outlook/Microsoft 365 应用密码生成方法：登录Microsoft账户 -> 安全性 -> 高级安全选项 -> 应用密码。
    - 重要：如果未使用应用密码，即使其他设置都正确，测试连接也会失败并提示认证错误。
- 允许用户使用此邮件服务器 (Allow users to use this mail server)：勾选此选项，允许Odoo用户通过此服务器发送邮件。
点击**“保存 (Save)”**。

2.2 测试连接

保存后，页面上方会出现一个**“测试连接 (Test Connection)”**按钮。点击它来验证您的配置是否正确。

如果配置成功，会显示“连接测试成功！” (Connection Test Succeeded!)。
如果失败，会显示错误信息，您需要根据错误信息进行排查。

3. 配置 POP3/IMAP (接收邮件服务器)

接收邮件服务器用于Odoo从外部邮箱拉取邮件，例如将客户邮件自动创建为销售线索或支持工单。IMAP通常是更推荐的选择。

3.1 配置步骤

在“接收邮件服务器”页面，点击**“新建 (New)”**按钮。
填写以下参数：
- 描述 (Description)：给这个邮件服务器起一个易于识别的名称，例如“公司IMAP收件箱”、“客户服务邮箱”。
- 服务器类型 (Server Type)：选择 IMAP 或 POP。推荐选择IMAP。
- 服务器名称 (Server Name)：您的邮件服务提供商的IMAP/POP3服务器地址。
  - 示例：
    - Gmail IMAP: imap.gmail.com
    - Gmail POP3: pop.gmail.com
    - Outlook/Microsoft 365 IMAP: outlook.office365.com
    - QQ邮箱 IMAP: imap.qq.com
- 端口 (Port)：邮件服务器用于接收邮件的端口号。
  - 常见端口：
    - IMAP SSL: 993
    - POP3 SSL: 995
    - IMAP 非SSL: 143 (不推荐)
    - POP3 非SSL: 110 (不推荐)
- 连接安全 (Connection Security)：选择 SSL/TLS。
- 用户名 (Username)：您的完整邮箱地址。
- 密码 (Password)：您的邮箱密码或应用专用密码（同SMTP配置）。
- 要对邮件执行的操作 (Actions to Perform on Emails)：这是Odoo接收邮件后的处理方式。您可以选择：
  - 创建新活动 (Create new activity)
  - 创建新线索/机会 (Create new lead/opportunity)
  - 创建新任务 (Create new task)
  - 创建新帮助台工单 (Create new helpdesk ticket)
  - 无 (None)：仅接收邮件，不自动创建记录。
- 允许用户使用此邮件服务器 (Allow users to use this mail server)：勾选此选项。
点击**“保存 (Save)”**。

3.2 测试连接

保存后，页面上方会出现一个**“测试并获取 (Test & Fetch)”**按钮。点击它来验证您的配置是否正确，并尝试从邮箱中获取邮件。

如果配置成功，会显示“连接测试成功！” (Connection Test Succeeded!)。
如果失败，会显示错误信息。

4. 典型错误示例与解决方案

在配置过程中，您可能会遇到各种错误。以下是一些常见错误及其解决方案：

错误 1: 连接失败 (Connection Failed) - 端口或加密方式不匹配

症状：
- “Connection refused” (连接被拒绝)
- “SSL handshake failed” (SSL握手失败)
- “Timed out” (超时)
- “Unable to connect to SMTP server” (无法连接到SMTP服务器)
原因：
- SMTP/IMAP/POP3服务器地址、端口号或连接安全（SSL/TLS）设置不正确。
- 您的Odoo服务器无法访问邮件服务器（可能被防火墙阻止）。
解决方案：
1. 核对参数：仔细检查您填写的服务器地址、端口号和连接安全选项。这些信息通常可以在您的邮件服务提供商的帮助文档中找到。
  - 例如：Gmail SMTP通常是smtp.gmail.com:587，连接安全选择TLS或STARTTLS。如果端口是465，则连接安全通常是SSL。
2. 检查防火墙：确保Odoo服务器的出站（对于SMTP，端口587/465）和入站（对于POP3/IMAP，端口995/993）端口没有被服务器或网络防火墙阻止。如果您在云服务器上部署Odoo，请检查安全组 (Security Group) 或网络ACL (Network Access Control List) 设置。
3. 网络连通性：尝试在Odoo服务器上使用ping或telnet命令测试与邮件服务器的连通性（例如 telnet smtp.gmail.com 587）。

错误 2: 认证失败 (Authentication Failed) - 用户名或密码错误

症状：
- “Authentication failed” (认证失败)
- “Invalid credentials” (无效凭据)
- “Username and Password not accepted” (用户名和密码不被接受)
原因：
- 您输入的邮箱地址或密码不正确。
- 您开启了两步验证 (2FA)，但未使用应用专用密码。
- 您的邮件服务商禁用了“允许安全性较低的应用访问”功能（如Gmail已移除此选项）。
解决方案：
1. 核对凭据：仔细检查您输入的邮箱地址和密码，确保没有拼写错误或大小写问题。
2. 使用应用专用密码：如果您的邮箱开启了两步验证，务必生成并使用应用专用密码。这是最常见的认证失败原因。
3. 检查邮箱设置：登录您的邮箱账户，检查是否有任何安全设置阻止了第三方应用访问。

错误 3: 邮件服务商限制

症状：
- 邮件发送成功，但收件人未收到。
- Odoo日志中显示发送成功，但邮件服务商报告发送失败或账户被暂时锁定。
原因：
- 您在短时间内发送了大量邮件，触发了邮件服务商的发送限制。
- 您的邮件内容被识别为垃圾邮件。
解决方案：
1. 了解限制：查阅您的邮件服务商关于每日/每小时邮件发送量的限制。
2. 使用专业服务：如果需要发送大量邮件（例如营销邮件），考虑使用专业的邮件发送服务（如SendGrid, Mailgun, Amazon SES），它们提供更高的发送配额和更好的送达率。
3. 优化邮件内容：避免使用垃圾邮件常用词汇，确保邮件内容合法合规。

5. 额外提示与最佳实践

使用专用邮箱：建议为Odoo系统配置一个专用的邮箱地址（例如 noreply@yourcompany.com 或 odoo@yourcompany.com），而不是使用个人邮箱。这有助于管理和区分系统邮件。
定期检查日志：如果邮件发送或接收出现问题，Odoo的系统日志会提供宝贵的线索。您可以在“设置” -> “技术” -> “系统日志”中查看。
安全性：始终使用加密连接（SSL/TLS），并确保您的邮箱密码足够复杂且安全。如果可能，为Odoo使用的邮箱账户开启两步验证，并使用应用专用密码。
Odoo邮件队列：Odoo有一个内置的邮件队列。即使邮件服务器暂时不可用，邮件也会先进入队列，Odoo会定期尝试重新发送。您可以在“设置” -> “技术” -> “电子邮件” -> “邮件”中查看待发送的邮件。
IMAP优于POP3：对于接收邮件，IMAP通常是更好的选择，因为它允许邮件保留在服务器上，方便多设备同步和Odoo对邮件状态的管理。

通过遵循以上步骤和注意事项，您将能够成功配置Odoo 18的系统邮箱功能，为您的业务运营提供强大的邮件支持。

作为Odoo系统管理员，您肩负着确保系统邮件功能顺畅、安全运行的重任。这不仅包括基本的邮件收发配置，更深入到邮件的自动化路由、工作流集成以及故障诊断。本指南将从管理员视角，详细阐述Odoo 18中多邮箱别名、自动路由规则、邮件模板与工作流联动，以及SPF/DKIM认证失败的诊断与GDPR合规性。

邮件高级配置与管理：管理员指南

前提条件

在进行以下配置之前，请确保：

您已登录Odoo系统并拥有管理员权限。
您已激活开发者模式 (Developer Mode)。激活方式：点击页面右上角的用户头像 -> “关于Odoo” -> “激活开发者模式”。这将允许您访问更多技术配置选项。
您已成功配置并测试了发送邮件服务器 (Outgoing Mail Servers) 和 接收邮件服务器 (Incoming Mail Servers)，如前文所述。这是所有邮件功能的基础。

1. 配置多邮箱别名与自动路由规则

Odoo的邮件别名功能允许您为特定业务对象（如销售线索、帮助台工单）设置专属的邮箱地址。当邮件发送到这些别名时，Odoo能自动创建或更新相应的记录。

核心概念：邮件别名 (Mail Alias)

邮件别名是Odoo中一个强大的功能，它将一个外部邮箱地址（例如 sales@yourcompany.com）映射到Odoo内部的一个模型（如 crm.lead 或 helpdesk.ticket）。当邮件发送到这个外部地址时，Odoo的接收邮件服务器会捕获它，并根据别名规则将其路由到指定的Odoo模型，从而自动创建或更新记录。

1.1 全局别名域配置

首先，确保您的Odoo系统知道您的邮件域名。

导航路径：设置 (Settings) -> 通用设置 (General Settings) -> 讨论 (Discuss)
配置项：在“外部邮件服务器 (External Email Servers)”部分，找到“别名域 (Alias Domain)”。
操作：填写您的公司邮件域名，例如 yourcompany.com。
- 重要提示：这个域名必须是您邮件服务器实际使用的域名。如果您的Odoo部署在子域名下，但邮件使用主域名，请填写主域名。

1.2 按模块分类的别名配置示例

1.2.1 CRM (销售线索/机会)

目的：将发送到特定邮箱的邮件自动创建为销售线索或机会。
导航路径：CRM -> 配置 (Configuration) -> 设置 (Settings)
配置项：向下滚动到“电子邮件别名 (Email Aliases)”部分。
- 销售线索别名 (Alias for Leads)：
  - 操作：输入一个别名名称，例如 sales。结合全局别名域，完整的邮箱地址将是 sales@yourcompany.com。
  - 未分配邮件的别名 (Alias for Unassigned Emails)：
    - 操作：输入一个别名名称，例如 info。结合全局别名域，完整的邮箱地址将是 info@yourcompany.com。此别名用于处理发送到Odoo但无法匹配到任何现有记录的邮件。
内部机制：当邮件发送到 sales@yourcompany.com 时，Odoo会根据此别名配置，自动在 crm.lead 模型中创建一个新的销售线索。邮件主题通常成为线索名称，邮件正文成为线索描述。
关键参数 (开发者模式下查看 mail.alias 模型)：

# 示例：CRM销售线索别名
# 对应模型：mail.alias
{'alias_name': 'sales',  # 别名名称'alias_domain_id': 'yourcompany.com', # 关联的别名域'alias_model_id': 'crm.lead', # 关联的模型 (crm.lead)'alias_parent_model_id': False, # 无父模型'alias_parent_thread_id': False, # 无父线程'alias_force_thread_id': False, # 不强制线程ID'alias_defaults': "{'type': 'opportunity'}", # 默认值，例如创建为机会'alias_user_id': 'admin', # 默认创建记录的用户'alias_contact': 'everyone', # 谁可以发送邮件到此别名 (everyone, partners, followers)'alias_bounced_result': 'bounce', # 邮件退回处理方式'alias_bounced_message': 'Your email could not be processed.', # 退回消息
}

1.2.2 销售 (销售订单)

目的：销售订单本身通常不直接通过邮件别名创建，而是通过CRM线索转化或手动创建。然而，当客户回复销售订单相关的邮件时，Odoo需要将这些回复自动关联到相应的销售订单。这依赖于Odoo的邮件网关功能。
配置：
- 确保您的接收邮件服务器已正确配置，并且Odoo能够从该邮箱拉取邮件。
- Odoo在发送销售订单邮件时，会在邮件的“回复到 (Reply-To)”地址中嵌入一个特殊的令牌（例如 salesorder+SO001@yourcompany.com）。当客户回复此邮件时，Odoo会识别该令牌，并将回复自动关联到 SO001 销售订单。
无需额外别名配置：对于销售订单的回复路由，Odoo是自动处理的，无需手动为每个销售订单创建别名。它依赖于邮件网关和邮件中嵌入的令牌。

1.2.3 工单 (Helpdesk Tickets)

目的：将发送到特定邮箱的邮件自动创建为帮助台工单。
导航路径：帮助台 (Helpdesk) -> 配置 (Configuration) -> 帮助台团队 (Helpdesk Teams)
配置项：选择或新建一个帮助台团队。
- 电子邮件别名 (Email Alias)：
  - 操作：在团队设置中，输入一个别名名称，例如 support。结合全局别名域，完整的邮箱地址将是 support@yourcompany.com。
  - 默认分配给 (Assigned To)：您可以选择一个默认用户或团队成员来处理通过此别名创建的工单。
内部机制：当邮件发送到 support@yourcompany.com 时，Odoo会根据此别名配置，自动在 helpdesk.ticket 模型中创建一个新的工单，并将其分配给相应的团队和/或用户。
关键参数 (开发者模式下查看 helpdesk.team 模型)：

# 示例：Helpdesk团队别名
# 对应模型：helpdesk.team
{'name': '客户支持团队','alias_id': { # 这是一个指向 mail.alias 记录的 Many2one 字段'alias_name': 'support','alias_domain_id': 'yourcompany.com','alias_model_id': 'helpdesk.ticket','alias_defaults': "{'team_id': 'current_team_id'}", # 默认将工单分配给当前团队'alias_user_id': 'default_support_user_id', # 默认处理用户# ... 其他 mail.alias 字段},# ... 其他 helpdesk.team 字段
}

1.3 别名管理 (高级)

导航路径：设置 (Settings) -> 技术 (Technical) -> 电子邮件 (Email) -> 别名 (Aliases)
功能：在此处您可以集中管理所有已创建的邮件别名，包括CRM、Helpdesk以及其他自定义模型的别名。您可以编辑别名名称、关联的模型、默认用户、以及邮件处理方式等。

2. 实现邮件模板与工作流的联动

邮件模板是预设的邮件内容，包含动态变量，可以根据业务数据自动填充。工作流联动则通过Odoo的“自动化操作 (Automated Actions)”实现，在特定条件满足时自动发送邮件。

2.1 创建/编辑邮件模板

导航路径：设置 (Settings) -> 技术 (Technical) -> 电子邮件 (Email) -> 邮件模板 (Email Templates)
操作：
1. 点击**“新建 (New)”**或选择一个现有模板进行编辑。
2. 名称 (Name)：模板的内部名称。
3. 应用于 (Applies To)：选择此模板将用于哪个模型（例如 销售订单 (sale.order)）。
4. 主题 (Subject)：邮件主题，可使用动态变量。
  - 示例：您的销售订单 {{ object.name }} 已确认！
5. 邮件正文 (Body)：邮件的HTML内容，可使用动态变量。
  - 示例：尊敬的 {{ object.partner_id.name }}，您的订单 {{ object.name }} 已成功确认。
  - 动态变量：{{ object.field_name }} 语法用于引用当前记录的字段值。object 指代“应用于”的模型实例。
6. 发件人 (From)：邮件发件人地址，通常是Odoo的系统邮箱或特定用户邮箱。
7. 收件人 (To)：邮件收件人地址，通常是 {{ object.partner_id.email }}。
8. 抄送 (Cc) / 密送 (Bcc)：可选。
9. 附件 (Attachments)：可以添加静态附件或动态附件（例如，自动附加销售订单的PDF报告）。
10. 保存。

2.2 邮件模板与工作流联动示例：销售确认自动发件

目的：当销售订单状态变为“销售订单 (Sales Order)”时，自动向客户发送销售确认邮件。
导航路径：设置 (Settings) -> 技术 (Technical) -> 自动化 (Automation) -> 自动化操作 (Automated Actions)
操作：
1. 点击**“新建 (New)”**。
2. 名称 (Name)：例如“销售订单确认邮件”。
3. 模型 (Model)：选择 销售订单 (sale.order)。
4. 触发器 (Trigger)：选择 在更新时 (On Update)。
5. 应用条件 (Apply On)：
  - 点击“添加过滤器 (Add Filter)”。
  - 条件：状态 (State) 是 销售订单 (Sales Order)。
  - 重要：为了避免重复发送，可以添加一个条件：旧值：状态 (Old Value: State) 不是 销售订单 (Sales Order)。
6. 要执行的操作 (Action To Do)：选择 发送邮件 (Send Email)。
7. 邮件模板 (Email Template)：选择您之前创建的销售确认邮件模板。
8. 保存。
关键参数 (开发者模式下查看 ir.actions.server 模型)：

# 示例：销售订单确认自动化操作
# 对应模型：ir.actions.server
{'name': '销售订单确认邮件','model_id': 'sale.order', # 关联的模型'state': 'email', # 操作类型：发送邮件'usage': 'automatic', # 触发方式：自动化'trigger': 'on_write', # 触发器：在更新时'filter_domain': "[('state', '=', 'sale')]", # 应用条件：状态为销售订单'filter_pre_domain': "[('state', '!=', 'sale')]", # 避免重复触发：旧状态不是销售订单'email_template_id': 'your_sales_confirmation_template_id', # 关联的邮件模板ID'sequence': 10, # 执行顺序'active': True, # 是否激活
}

3. 诊断常见故障：SPF/DKIM 认证失败

SPF (Sender Policy Framework) 和 DKIM (DomainKeys Identified Mail) 是两种重要的邮件认证机制，它们帮助收件方验证邮件的真实性，防止邮件欺诈和垃圾邮件。Odoo本身不配置这些，但作为系统管理员，您需要确保您的域名DNS记录正确配置，以提高Odoo发送邮件的送达率。

3.1 SPF (Sender Policy Framework)

非技术解释：SPF就像一个“授权发件人列表”。您的域名所有者在DNS中发布一个TXT记录，列出所有被授权可以代表该域名发送邮件的服务器IP地址。当收件服务器收到您的邮件时，它会检查您的SPF记录，看邮件的发送IP是否在授权列表中。如果不在，邮件很可能被标记为垃圾邮件或直接拒绝。
诊断：
1. 检查邮件头：发送一封测试邮件到您的个人邮箱，然后查看邮件的原始邮件头（在Gmail中是“显示原始邮件”，Outlook中是“查看消息源”）。查找 Authentication-Results 部分，看是否有 spf=fail 或 spf=softfail。
2. 使用在线工具：使用 mxtoolbox.com/spf.aspx 或 kitterman.com/spf/validate.html 等在线SPF验证工具，输入您的域名进行检查。
解决方案 (管理员操作)：
- 这不是Odoo内部配置。您需要登录您的域名注册商或DNS服务提供商的控制面板（例如GoDaddy, Cloudflare, 阿里云DNS等）。
- 添加/修改TXT记录：
  - 名称/主机：@ 或您的域名。
  - 类型：TXT。
  - 值：v=spf1 include:_spf.odoo.com include:spf.protection.outlook.com ~all
    - 解释：
      - v=spf1：声明这是一个SPF记录。
      - include:_spf.odoo.com：允许Odoo Cloud的邮件服务器代表您的域名发送邮件。
      - include:spf.protection.outlook.com：如果您使用Microsoft 365作为邮件服务商，则需要包含此项。
      - ~all：表示“软失败”，即未列出的服务器发送的邮件可能不是垃圾邮件，但需要进一步检查。 -all 表示“硬失败”，即未列出的服务器发送的邮件一律视为垃圾邮件。通常建议先用 ~all，稳定后再考虑 -all。
    - 重要：请根据您实际使用的SMTP服务器（例如Gmail、Outlook、自建服务器）添加相应的 include 语句。一个域名只能有一个SPF记录。

3.2 DKIM (DomainKeys Identified Mail)

非技术解释：DKIM就像邮件的“数字签名”。您的邮件服务器在发送邮件时，会用一个私钥对邮件内容（包括主题、发件人、部分正文）进行加密签名，并将这个签名附加到邮件头中。同时，您在DNS中发布一个公钥。收件服务器收到邮件后，会用您DNS中的公钥来验证邮件的签名。如果签名匹配，说明邮件内容在传输过程中未被篡改，且确实来自声称的域名。
诊断：
1. 检查邮件头：同样查看邮件的原始邮件头，查找 Authentication-Results 部分，看是否有 dkim=fail。
2. 使用在线工具：使用 mxtoolbox.com/dkim.aspx 或 mail-tester.com 等工具进行DKIM验证。
解决方案 (管理员操作)：
- 这不是Odoo内部配置。DKIM的配置通常由您的邮件服务提供商（例如Gmail for Business, Microsoft 365, SendGrid等）提供。
- 添加/修改DNS记录：
  - 您的邮件服务商会提供一个特定的主机名/选择器 (Selector)（例如 google._domainkey 或 selector1._domainkey）和一个TXT记录值（通常是一长串加密字符串）。
  - 您需要在您的域名注册商或DNS服务提供商的控制面板中，添加一个TXT记录或CNAME记录。
    - 名称/主机：邮件服务商提供的选择器（例如 google._domainkey）。
    - 类型：TXT 或 CNAME（取决于服务商要求）。
    - 值：邮件服务商提供的一长串公钥或CNAME目标。
- Odoo Cloud用户：如果您使用Odoo Cloud，Odoo会为您处理DKIM签名，通常无需额外配置。但如果您使用自己的SMTP服务器，则需要按照该SMTP服务商的指引配置DKIM。

4. Odoo 17 与 Odoo 18 的差异点

Odoo 18在邮件功能的核心逻辑和模型（如 mail.alias, mail.template, ir.actions.server）上与Odoo 17保持了高度的一致性。这意味着上述配置步骤在两个版本中基本通用。

主要差异点集中在用户界面 (UI) 和用户体验 (UX) 的优化上：

界面布局微调：Odoo 18在整体界面上进行了现代化和优化，可能会导致某些设置页面的布局、按钮位置或图标略有不同，但功能入口和核心配置项名称保持不变。
性能提升：Odoo 18在后端性能上有所提升，这可能使得邮件发送和接收的处理速度更快，尤其是在处理大量邮件时。
默认值或提示信息：某些字段的默认值可能有所调整，或者增加了更友好的提示信息，以帮助用户更好地理解配置项。
讨论模块的改进：Odoo 18对讨论模块（邮件和聊天）的交互和性能进行了改进，这间接影响了邮件的显示和管理体验。例如，邮件线程的加载速度可能更快，或者附件预览更流畅。

总结：作为管理员，您无需担心Odoo 17到18在邮件配置上的重大功能性变化。核心概念和操作流程是稳定的，主要的变化是视觉和性能层面的优化。

5. GDPR 邮件安全规范与合规性

作为Odoo系统管理员，确保邮件功能符合GDPR（通用数据保护条例）及其他相关数据隐私法规至关重要。

5.1 邮件传输安全 (Encryption in Transit)

要求：所有通过Odoo发送和接收的邮件都必须使用加密连接。
实现：在配置SMTP和POP3/IMAP服务器时，务必选择 SSL/TLS 作为连接安全选项，并使用对应的加密端口（SMTP 465/587，IMAP 993，POP3 995）。
GDPR关联：保护个人数据在传输过程中的机密性，防止未经授权的访问和泄露。

5.2 数据最小化 (Data Minimization)

要求：只收集和处理与特定目的相关的、必要的个人数据。
实现：
- 在邮件模板中，只包含必要的客户信息。
- 避免在邮件主题或正文中包含过多的敏感个人数据，除非业务流程确实需要。
- Odoo的邮件别名功能可以帮助您将邮件内容直接映射到业务记录，避免不必要的数据冗余。
GDPR关联：减少数据泄露的风险，并降低处理个人数据的负担。

5.3 访问控制 (Access Control)

要求：限制只有授权人员才能访问邮件配置和邮件内容。
实现：
- 在Odoo中，严格管理用户权限，确保只有系统管理员或特定角色才能访问“设置”->“技术”下的邮件配置。
- 定期审查用户权限，移除不再需要的访问权限。
GDPR关联：防止未经授权的内部或外部人员访问敏感邮件数据。

5.4 邮件认证 (Authentication - SPF/DKIM)

要求：确保发送的邮件是可信的，防止欺诈和钓鱼。
实现：正确配置域名的SPF和DKIM记录，如前文所述。
GDPR关联：虽然不是直接的GDPR要求，但邮件认证有助于建立信任，减少垃圾邮件和欺诈，从而间接保护数据主体免受恶意行为的侵害。真实的邮件来源和未被篡改的内容是数据安全的一部分。

5.5 邮件内容存储与保留 (Storage and Retention)

要求：个人数据应以允许识别数据主体的时间不超过数据处理目的所需的时间为限。
实现：
- Odoo会将所有通过系统发送和接收的邮件存储在数据库中，并关联到相应的业务记录。
- 作为管理员，您需要了解Odoo的数据保留策略，并根据公司的数据保留政策，定期审查和清理不再需要的邮件数据（例如，已完成且不再需要保留的旧工单邮件）。
GDPR关联：确保数据不会无限期保留，符合“存储限制”原则。