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让数据按要求排序和筛选是Excel数据处理的基础核心功能，也是进行有效分析前必做的准备工作。下面我们分开讲解这两个功能。
一、排序 (Sort)：让数据井井有条
排序的目的是重新排列数据行的顺序，以便更好地观察和比较。
1. 快速单列排序 (最常用)
场景：你有一份成绩单，想快速按“分数”从高到低排列。
操作步骤：
- 点击“分数”这一列中的任意一个单元格。你不需要选中整列。
- 在菜单栏中，点击 数据 (Data) 选项卡。
- 在“排序和筛选”组里，你会看到两个大按钮：
- AZ (图标是A在Z上面)：升序 (Sort A to Z)。对数字是“从小到大”，对文本是“从A到Z”，对日期是“从早到晚”。
- ZA (图标是Z在A上面)：降序 (Sort Z to A)。对数字是“从大到小”，对文本是“从Z到A”，对日期是“从晚到早”。
- 点击 ZA 按钮。
- 完成！ 整张表格会以“分数”为基准，自动进行降序排列，学生的姓名和其他信息会跟着一起移动，保持每行数据的完整性。
2. 多条件排序 / 自定义排序 (高级)
场景：你想先按“班级”进行升序排列（一班在前，二班在后），在同一个班级内部，再按“分数”进行降序排列。
操作步骤：
- 点击数据表中任意一个单元格。
- 在 数据 (Data) 选项卡中，点击那个大的 排序 (Sort) 按钮（通常在AZ/ZA按钮旁边），会弹出一个对话框。
- 设置第一个排序条件 (主要关键字)：
- 在“主要关键字”的下拉菜单中，选择 班级。
- “排序依据”通常保持“单元格值”。
- “次序”选择 升序。
- 添加第二个排序条件 (次要关键字)：
- 点击对话框左上角的 添加条件 (Add Level) 按钮。
- 在新增的一行中，“次要关键字”选择 分数。
- “次序”选择 降序。
- 你可以根据需要添加更多的排序条件。Excel会按从上到下的顺序依次进行排序。
- 点击 确定 (OK)。
自定义排序列表：
如果你的排序标准不是常规的大小或字母顺序（例如，按“优、良、中、差”或者“总经理、总监、经理、专员”这种特定顺序），你可以在“次序”下拉菜单中选择“自定义列表 (Custom List)”，然后手动输入你想要的排序顺序。
二、筛选 (Filter)：只看你想看的数据
筛选的目的是临时隐藏不符合条件的行，让你能聚焦于特定的数据子集。它不会改变数据的原始顺序或删除数据。
1. 开启/关闭筛选功能
操作步骤：
- 点击数据表中任意一个单元格。
- 在 数据 (Data) 选项卡中，点击那个像漏斗一样的 筛选 (Filter) 按钮。
- 完成！ 你会看到表格的每个标题单元格右侧都出现了一个下拉小箭头。
- 再次点击“筛选”按钮，可以取消筛选功能，所有数据会重新显示。
快捷键：Ctrl + Shift + L，可以快速开启或关闭筛选。
2. 使用筛选
开启筛选后，你就可以通过点击标题旁的小箭头来设置筛选条件了。
场景1：只看“一班”的学生
- 点击“班级”标题旁的小箭头。
- 在弹出的菜单中，默认是“全选”。取消勾选“全选 (Select All)”。
- 只勾选“一班”。
- 点击 确定 (OK)。
- 现在，表格里只会显示“一班”的学生数据，其他班级的行被暂时隐藏了。你会注意到行号变成了蓝色，表示当前处于筛选状态。被筛选的列，漏斗图标上会多一个小标记。
场景2：筛选出分数在80到90分之间的学生
- 点击“分数”标题旁的小箭头。
- 将鼠标悬停在 数字筛选 (Number Filters) 上。
- 在弹出的次级菜单中，选择 介于 (Between…)。
- 在弹出的对话框中，输入“大于或等于 80”和“小于或等于 90”。
- 点击 确定 (OK)。
高级筛选技巧：
- 文本筛选：可以筛选“包含”某个关键词、“开头是”、“结尾是”等。
- 日期筛选：功能非常强大，可以筛选“本周”、“上个月”、“下个季度”、“去年”等动态日期范围。
- 颜色筛选：如果你用条件格式标记了颜色，你甚至可以按单元格颜色或字体颜色进行筛选。
- 多列同时筛选：你可以先筛选出“一班”的学生，然后再在“分数”列上筛选出大于90分的，实现“一班中分数大于90分”的组合筛选。
3. 清除筛选
- 清除某一列的筛选：点击该列标题旁带有小漏斗标记的箭头，选择“从‘列名’中清除筛选 (Clear Filter From ‘Column Name’)”。
- 清除所有筛选：在 数据 (Data) 选项卡中，点击“筛选”按钮旁边的 清除 (Clear) 按钮。所有数据会重新显示，但筛选的下拉箭头仍然保留。
总结：排序 vs. 筛选
| 功能 | 排序 (Sort) | 筛选 (Filter) |
|---|---|---|
| 目的 | 重新排列所有数据行的顺序 | 隐藏不符合条件的数据行 |
| 对数据的影响 | 永久性改变了行的物理顺序（除非撤销） | 临时性地显示一个数据子集 |
| 视觉标志 | 数据行顺序发生变化 | 行号变蓝，标题出现漏斗图标 |
| 适用场景 | 制作排行榜、按时间线整理任务 | 查找特定信息、聚焦分析某一类别 |
在实际工作中，排序和筛选往往是连续使用的。比如，先筛选出“华北区”的数据，然后再对筛选结果按“销售额”进行降序排列，从而快速找到华北区的销售冠军。