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Python 办公自动化实战：Excel 批量处理 + 自动发邮件

news 2025/8/23 9:55:45

Python 办公自动化实战：Excel 批量处理 + 自动发邮件

关键词： Python办公自动化 • Pandas • OpenPyXL • Email • 定时任务

摘要： 每月底还在手动处理几十份Excel报表并邮件发送？快来学习如何用Python全自动完成！本文将手把手教你如何用Python自动合并处理Excel数据，并一键发送给领导，彻底解放双手，效率提升1000%！

一、场景与需求：告别“表哥”“表姐”的噩梦

…

二、技术栈与工具

Python 3.6+
Pandas: 数据处理的核心库，用于读取、合并Excel。
OpenPyXL / XLsxWriter: 用于读写Excel文件。
smtplib & email: Python内置库，用于发送邮件。
schedule (可选): 轻量级的定时任务库。

三、实现步骤

步骤 1：安装必要的库

在开始之前，请确保通过pip安装了以下库：

pip install pandas openpyxl schedule

步骤 2：准备环境 & 配置文件

创建一个项目文件夹，例如 auto_excel_email。

在该文件夹内，再创建一个 reports 文件夹，用于存放所有待处理的部门Excel文件。

创建一个 config.py 文件，用于存放敏感的邮箱配置信息（重要：避免将密码上传至Git等平台）。

config.py 内容如下：

# config.py
# 邮箱服务器配置 - 以QQ邮箱为例，其他邮箱请自行查找SMTP服务器地址和端口
SMTP_SERVER = "smtp.qq.com"
SMTP_PORT = 465  # QQ邮箱的SSL端口# 发件人邮箱地址和授权码（注意：不是登录密码，是SMTP服务授权码）
SENDER_EMAIL = "your_email@qq.com"
SENDER_PASSWORD = "your_authorization_code" # 这里填你的SMTP授权码# 收件人邮箱地址，可以是多个
RECIPIENTS = ["leader1@company.com", "colleague@company.com"]

⚠️ 如何获取SMTP授权码？

QQ邮箱：设置 -> 账户 -> 开启POP3/SMTP服务 -> 生成授权码。

163邮箱：设置 -> POP3/SMTP/IMAP -> 开启服务 -> 生成授权码。

公司邮箱：请联系IT部门。

步骤 3：编写核心代码 - Excel批量处理

创建一个名为 main.py 的文件。

# main.py
import pandas as pd
import os
from datetime import datetime
from config import *  # 导入配置文件中的变量def merge_excel_reports(folder_path):"""自动合并指定文件夹下的所有Excel文件:param folder_path: 存放Excel文件的文件夹路径:return: 合并后的DataFrame，以及输出文件的路径"""print("开始合并Excel文件...")all_data = []# 遍历文件夹中的所有文件for file_name in os.listdir(folder_path):if file_name.endswith(('.xlsx', '.xls')): # 支持.xlsx和.xls格式file_path = os.path.join(folder_path, file_name)try:# 读取Excel文件df = pd.read_excel(file_path)# 添加一列“数据来源”，记录原始文件名df['数据来源'] = file_name# 将DataFrame添加到列表all_data.append(df)print(f"成功读取文件: {file_name}")except Exception as e:print(f"读取文件 {file_name} 时出错: {str(e)}")if not all_data:print("未找到任何Excel文件，请检查路径！")return None, None# 合并所有DataFramemerged_df = pd.concat(all_data, axis=0, ignore_index=True)# 生成输出文件名，包含当前日期today_str = datetime.now().strftime("%Y%m%d")output_filename = f"销售汇总报表_{today_str}.xlsx"output_path = os.path.join(os.getcwd(), output_filename)# 保存合并后的数据到新Excel文件try:merged_df.to_excel(output_path, index=False, engine='openpyxl')print(f"合并完成！文件已保存为: {output_filename}")return merged_df, output_pathexcept Exception as e:print(f"保存文件时出错: {str(e)}")return None, None# 测试一下合并功能
if __name__ == "__main__":report_folder = "./reports"  # 报表存放的文件夹merged_data, output_file_path = merge_excel_reports(report_folder)

步骤 4：编写核心代码 - 自动发送邮件

在 main.py 中继续添加以下函数：

# main.py (续)
import smtplib
from email.mime.multipart import MIMEMultipart
from email.mime.text import MIMEText
from email.mime.application import MIMEApplicationdef send_email_with_attachment(subject, body, to_email, attachment_path):"""发送带附件的邮件:param subject: 邮件主题:param body: 邮件正文:param to_email: 收件人列表:param attachment_path: 附件路径"""# 创建邮件对象msg = MIMEMultipart()msg['From'] = SENDER_EMAILmsg['To'] = ", ".join(to_email) # 多个收件人用逗号分隔msg['Subject'] = subject# 添加邮件正文msg.attach(MIMEText(body, 'plain', 'utf-8'))# 添加附件if attachment_path:try:with open(attachment_path, "rb") as f:part = MIMEApplication(f.read())part.add_header('Content-Disposition', 'attachment', filename=os.path.basename(attachment_path))msg.attach(part)print(f"附件 {os.path.basename(attachment_path)} 添加成功。")except Exception as e:print(f"添加附件时出错: {str(e)}")return False# 连接服务器并发送邮件try:# 使用SSL加密连接server = smtplib.SMTP_SSL(SMTP_SERVER, SMTP_PORT)server.login(SENDER_EMAIL, SENDER_PASSWORD)server.sendmail(SENDER_EMAIL, to_email, msg.as_string())server.quit()print("邮件发送成功！")return Trueexcept Exception as e:print(f"邮件发送失败: {str(e)}")return False

步骤 5：整合主流程并添加定时任务

在 main.py 的最后，添加主函数和定时任务逻辑：

# main.py (续)
import schedule
import timedef main_job():"""主任务函数：合并Excel并发送邮件"""print(f"\n--- 开始执行月度报表自动化任务 {datetime.now()} ---")# 1. 合并Excelreport_folder = "./reports"merged_data, output_file_path = merge_excel_reports(report_folder)if output_file_path:# 2. 准备邮件内容today_chinese = datetime.now().strftime("%Y年%m月%d日")email_subject = f【月度销售汇总报告】{today_chinese}email_body = f"""
尊敬的领导：您好！本邮件由Python机器人自动发送。附件是{today_chinese}的各部门销售数据汇总报告，由系统自动合并生成，请查收。共计合并了 {len(merged_data['数据来源'].unique())} 个部门的数据，总数据量 {len(merged_data)} 条。祝好！"""# 3. 发送邮件send_email_with_attachment(email_subject, email_body, RECIPIENTS, output_file_path)print("--- 本次任务执行完毕 ---\n")# 如果是直接运行，立即执行一次
if __name__ == "__main__":main_job() # 手动执行一次# --- 可选：设置定时任务 ---# 例如，每月1号早上9点自动执行# schedule.every().month.at("09:00").do(main_job)# 或者每周一早上9点执行# schedule.every().monday.at("09:00").do(main_job)# print("定时任务已启动，程序将持续运行...")# while True:#     schedule.run_pending()#     time.sleep(60) # 每分钟检查一次