采购流程规范化如何实现？日事清流程自动化助力需求、采购、财务高效协作

采购审批流程全靠人推进，内耗严重，效率低下？

花重金上了OA，结果功能有局限、不灵活？

问题出在哪里？是我们的要求太多、太苛刻吗？NO！

流程名称： 采购审批管理

流程功能：完整规范的采购流程，将采购需求、全过程进行统一管理

主要用户角色：需求部门、采购部门和财务部门

一、方案场景

采购在制造业中非常重要！

采购成本在制造业企业的运营成本中占据很大比例，有的占到了一半以上；采购物料的质量决定了最终产品的品质；及时获取所需物料对制造业也至关重要。

然而采购流程太繁琐，内外协同性差、采购物料延误导致生产停工、订单延误是很多生产制造企业管理中的难题。

因此日事清【采购管理流程】应运而生，日事清搭建“采购管理”流程，适用于制造行业的采购管理，有效避免采购规范差、采购周期长、采购质量难把控等问题，让企业掌控采购进度，缩短采购流程，实现采购过程可视化。

二、方案需求

采购无标准流程规范：没有搭建从采购需求发起到采购交付验收完成的标准流程，采购业务混乱无规范，采购质量和供应工期难保障。

采购环节多：生产部门、采购部门、供应商等环节之间的沟通难以实现透明通畅，各环节具体需求传达易失真。

采购交货时效有所延误：供应商未能按照规定时间交付所需物资，或交付的物资、服务等质量存在瑕疵，延误恶项目进展。

采购环节衔接不通畅：采购业务流程长，审批节点也多。采购过程中涉及的审批及其他流程依靠人工推动，易出现耗时长、进度慢甚至停滞的问题。

三、方案步骤

采购管理涉及多个部门的协作和分工，主要包括需求部门、采购部门和财务部门。

需求部门发起需求

需求部门是采购过程的发起者，负责提出对物品或服务的需求。

需求部门可以在日事清系统发起流程第一步：提交【采购申请单】，明确好采购数量，总费用、品的规格、质量标准等，并将需求提交给采购部门。

需求审核

需求部门发起需求后，日事清系统会根据设置好的审批流程分别由相关上级领导等人员进行审批，进行采购预算和立项审批。

如批准，将自动流转到下一步，审批人也可以对不符合标准的采购申请拒绝通过，并写明原因。则采购流程可返回前一步骤。

采购部门具体执行

采购申请批准后，采购部门负责具体的采购执行工作。他们根据需求部门提供的采购需求，进行市场调研、供应商筛选、询价比较、谈判、合同签订等工作。

采购部门可以讲将付款方式，交付时间等各类款项在日事清的字段种详细记录，交由企业各级领导确认。

财务部门核对审批

财务部门在采购管理中起到监督和审计的作用。他们负责核对采购合同的支付条件和金额，并监督采购资金的使用情况。

借助日事清采购系统，财务人员可以可以看到全部的采购信息、领导审批与付款截止日期提醒，管理更规范。

采购门采购及验收成品

采购物品到货后，由采购负责人提交流程验收最终成品，便于仓库管理人员进行后续盘点确认。避免管理混乱的情况。

四、方案价值

采购标准流程保规范。

从采购需求申请，到合同、订单审批，表单字段及流程节点，都可以通过表单和字段进行自定义，企业可根据实际采购自定义。

各流程步骤自动流转，省去人工流转中间耗费时间，确保各项步骤顺利推进。

随时随地处理采购审批。

你可以在电脑端、移动端随时提交采购需求、查阅采购进度、查看采购合同。有疑问可以随时发起评论沟通，确保采购需求在线上准确流转传达。

采购进度监督保时效。

采购需求及合同、订单审批提交后，通过流程流程状态可随时查看审批进程，并可进行催办提醒，实时跟进沟通。

审批过程需要补充资料或是发起讨论。

你可以在审批中随时上传附件、补充说明，还能@某人发起讨论或是提醒他查看。

五、总结：

日事清采购管理应用通过丰富的表单字段和流程构建，快速配置符合企业采购管理需求的表单、流程，实现采购需求、采购审批、采购进度全程数字化管理，让企业合理规划和管理采购过程，确保物料供应的及时性，可以避免生产线停工、订单延误等问题，提高生产效率和客户信任度，让采购过程更透明、合规、高效。