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企业批量制作员工劳动合同时，用 Excel 整理员工姓名、职位等信息，模板设对应占位符，系统快速填充生成合同；高校生成成绩单，Excel 存学生成绩数据，模板嵌入科目占位符，批量生成准确成绩单；培训机构结业证书，通过系统将学员信息填充模板，高效制作证书；公司写客户感谢信，Excel 存客户信息，模板设问候语占位符，批量生成个性化感谢信，大幅节省时间，降低错漏。
一、操作步骤
- 打开软件并准备文件
打开该系统软件，同时准备好 Excel 数据文件和 Word 模板文件。Excel 数据文件中需包含要填充到 Word 中的数据，Word 模板文件则需设置好占位符。 - 加载表格数据：在软件中找到 “加载表格数据” 功能，选择准备好的 Excel 文件，将数据挨列复制进软件。
- 加载 Word 模板：点击 “加载 Word 模板” 按钮，选取对应的 Word 模板文件。Word 模板里的占位符需与 Excel 数据列一一对应，例如用 “（列 1）—（列 N）” 表示，确保数量和顺序正确。
- 设定文件名：在软件中设置生成的 Word 文件的命名规则，可选择将 Excel 表格中的某一列数据作为文件名，若不设置，通常按序号生成文件名。
- 开始制作：完成上述设置后，点击 “开始生成” 按钮，软件会自动根据 Excel 表格中的数据填充 Word 模板，批量生成 Word 文档。
二、注意事项
- 文件格式与数据规范：Excel 文件第一行应为标题行，且只能有一行，从第二行开始是实际数据，数据列数必须与 Word 模板中的变量列数一致。
- 占位符设置：Word 模板中需要被替换的内容要用特定符号包裹，咕嘎系统通常要求用 “（列 1）—（列 N）” 等类似形式与 Excel 列对应，且变量名称要与 Excel 表格的列标题完全匹配，包括大小写。