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在企业日常运营中，会议室作为重要的沟通与协作场所，其管理效率与安全性直接影响着企业的运作顺畅度。然而，传统会议室管理方式中钥匙丢失、管理不便等问题频发，给企业带来了不少困扰。近期，某企业引入了启辰智慧预约系统及配套的智能门锁、电子班牌，成功解决了这些难题，实现了会议室管理的智能化升级。

一、传统会议室管理的困境

在过去，该企业会议室的管理主要依赖于人工记录和钥匙管理。每当有会议安排，都需要专人前往会议室开门并确认使用情况，效率低下且易出错。更令人头疼的是，钥匙的频繁使用与传递导致丢失风险大增，一旦钥匙落入不法之手，会议室的财物安全便岌岌可危。此外，由于无法实时掌握会议室的使用状态，常常出现会议冲突或资源浪费的情况，给企业的正常运作带来了诸多不便。

二、启辰智慧预约系统的引入

为解决传统会议室管理的弊端，该企业引入了启辰智慧预约系统。该系统提供了线上预约功能，员工只需通过手机或电脑即可实时查看会议室的使用情况，并根据自己的需求进行在线预约。

系统支持自定义预约规则和审批流程，确保会议室资源的合理分配与高效利用。这一改变不仅大大提高了会议室的利用率，还减少了员工的等待时间与沟通成本。

三、智能门锁与临时密码开锁的应用

为保障会议室的安全使用，该企业还配套安装了启辰智慧预约系统联网的智能门锁。

这款门锁采用先进的物联网技术，安装4节5号电池即可自动联网使用（NB-IOT/4G/WIFI），无需繁琐的布线与调试工作。当员工成功预约会议室后，系统会自动生成一个唯一的临时密码，并通过短信或邮件发送给预约者。预约者到达会议室后，只需输入临时密码即可开锁进入，无需携带或传递实体钥匙，大大降低了钥匙丢失的风险。

此外，智能门锁还具备多种安全防护功能，如防撬报警、密码过期自动失效等，进一步保障了会议室的安全。同时，系统还记录了每次开锁的时间、人员等信息，方便企业进行管理与追溯。

用户还可以在手机端远程控制智能门锁，例如查看电量、临时开锁、添加指纹、调节音量等。

四、电子班牌与预约系统和智能锁的集成

为进一步提升会议室管理的智能化水平，该企业引入了安卓10.1寸的电子班牌。不仅提高了会议室的科技感，还具备多种实用功能：

‌1）会议预约状态显示‌：电子班牌能够实时显示会议室的预约状态，包括会议开始与结束时间、预约人等关键信息，让员工一目了然，有效避免了会议冲突。

2）会议语音提醒‌：在会议开始前，电子班牌会自动播放语音提醒，通知参会人员会议即将开始，确保大家能够准时参加。这一功能大大提高了会议的准时率与参与度。

3‌）会议人员签到‌：参会人员可以通过扫描电子班牌上的二维码进行签到，系统会自动记录签到信息。这不仅方便了人员管理，还为企业的会议统计与考核提供了有力支持。

4）人员去向：如果安装在领导办公室、部门办公室，也可以用来展示人员去向状态等。

五、实践效果与反馈

经过一段时间的实践，该企业会议室管理取得了显著成效。员工对启辰智慧预约系统及配套智能门锁给予了高度评价。他们表示，这种管理方式不仅方便快捷，而且安全可靠。现在，员工可以轻松完成会议室的预约与开锁操作，无需再为钥匙丢失或管理不便而烦恼。同时，由于会议室资源的合理分配与高效利用，企业的沟通与协作效率也得到了显著提升。