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【本课目标】
- 掌握AI辅助邮件、沟通话术的优化技巧。
- 学习利用AI快速生成高效的会议纪要。
- 通过实操演练，提升职场沟通效率与协作能力。
【准备工具】
- DeepSeek大模型（deepseek.com）
- 百度文心一言（yiyan.baidu.com）
一、AI智能辅助邮件与沟通话术优化
演示与实操步骤：
步骤1：明确需求，撰写清晰提示词
在AI工具（如DeepSeek）界面中输入：
示例提示词：
你是一位职场沟通专家，帮我写一封拒绝供应商涨价请求的邮件，态度友好且专业，理由是预算紧张，希望未来有机会再合作。
步骤2：AI生成并优化邮件初稿
点击生成，AI输出邮件：
尊敬的XX公司负责人：
您好！非常感谢您提出的涨价通知。由于我方当前预算紧张，很遗憾无法接受此次价格调整。我们十分珍惜与贵公司的合作关系，期待未来在预算允许的条件下继续深化合作。感谢您的理解和支持。
顺祝商祺！
XX公司 XX部门
步骤3：修改并定稿
- 根据实际情况略作修改，即可发送。
课后练习：
使用DeepSeek或文心一言，生成以下三种场景的邮件或沟通话术（任选其一完成）：
- 请求同事协助完成紧急任务的微信消息。
- 向领导汇报项目进度出现延迟的邮件。
- 回复客户投诉，缓解情绪并解决问题。
二、AI快速生成高效会议纪要
演示与实操步骤：
步骤1：整理会议要点
在AI工具中输入清晰提示词，如：
请根据以下要点生成一份完整且结构清晰的会议纪要：
会议主题：Q2季度市场营销复盘
会议日期：2025年4月16日
主持人：市场部李经理
参会人：张三、李四、王五
主要议题：
1. Q2营销业绩总结（整体增长15%，线上渠道表现突出）
2. 活动策划问题分析（互动性不足、参与率低）
3. 下季度市场策略调整建议（增加视频内容投入、优化用户互动方式）
行动项：
- 张三负责调研视频制作供应商，下周三前提交报告；
- 李四优化互动策略方案，周五前提交初稿。
步骤2：AI自动生成会议纪要
AI自动输出：
会议纪要
主题：2025年Q2季度市场营销复盘会议
日期：2025年4月16日
主持人：市场部 李经理
参会人员：张三、李四、王五一、会议内容概要
营销业绩分析
本季度整体业绩增长15%，线上渠道表现尤其突出，主要得益于社交媒体营销效果较好。活动策划问题剖析
发现主要问题为互动性不足，活动参与率偏低。需优化内容及互动形式。下季度营销策略
提议增加短视频内容投入，加强用户互动体验，提高用户参与积极性。二、行动项跟进
- 张三负责供应商调研（截止下周三提交）
- 李四负责优化互动方案初稿（本周五前提交）
记录人：王五
步骤3：核对与微调
核对并微调细节，快速生成高质量的会议纪要。
课后练习：
根据你近期一次实际的工作会议，用AI工具生成一份详细的会议纪要，发送给参会人员并收集反馈。
三、实战演练：会议纪要自动化生成与职场沟通文案优化
实战项目：模拟真实职场场景
场景说明：
部门内部召开周例会，会议内容如下：
- 近期工作进展汇报（项目A完成，项目B延误原因分析）
- 新任务安排（C项目启动，负责人确定）
- 下周部门培训提醒（AI办公技能提升培训）
操作步骤：
- 输入会议要点到AI工具中快速生成会议纪要。
- 针对会议中的延误情况，用AI生成一封面向领导的情况说明邮件。
【作业】
- 将课堂上生成的会议纪要和邮件分别应用到实际工作场景中，至少各一次。
- 收集同事或领导反馈，下次课前提交反馈总结。
【成果与收获】
- 可即刻使用AI高效优化职场沟通文案。
- 掌握利用AI迅速生成会议纪要的技巧，减轻日常工作负担。
- 增强职场沟通效率与协作能力，提升个人职场竞争力与成就感。